Layanan Ruang Data Virtual (VDR) telah mengumpulkan banyak popularitas akhir-akhir ini karena bisnis perlahan-lahan menyadari manfaatnya.
Di zaman modern, di mana keamanan telah menjadi masalah utama bagi organisasi dan individu, solusi VDR menawarkan ruang online yang aman untuk menyimpan dan berbagi data dan file sensitif.
Solusi ini dilengkapi dengan kebijakan keamanan canggih dan protokol enkripsi untuk menyimpan dan berbagi file sensitif yang hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.
Dengan banyaknya penyedia VDR yang tersedia di pasar, pengguna terkadang merasa kewalahan untuk memilih salah satunya.
Untuk mempermudah proses itu bagi Anda, saya telah membuat daftar penyedia ruang data virtual terbaik untuk pembuatan kesepakatan yang aman.
Mari kita bahas VDR secara detail dan manfaatnya sebelum berbicara tentang penyedia VDR terbaik.
Daftar isi
Apa itu Ruang Data Virtual?
Ruang data virtual (VDR) seperti tempat penyimpanan online aman yang dapat digunakan organisasi untuk menyimpan dan mendistribusikan data sensitif.
Ini juga dikenal sebagai ruang kesepakatan virtual karena memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi, membuat keputusan strategis, dan juga menangani alur kerja di lingkungan yang terkendali (seperti ruang fisik) dengan akses ke semua data yang diperlukan.
Biasanya, VDR diamankan melalui enkripsi terbaik, protokol keamanan, autentikasi dua faktor, dan kontrol sistem masuk tunggal. Dengan demikian, organisasi dapat melakukan kesepakatan M&A skala besar dengan mudah dan aman.
VDR telah menjadi alat penting bagi bisnis modern untuk berbagi data penting perusahaan dengan klien dan vendor tanpa memerlukan interaksi fisik apa pun. Tidak seperti ruang transaksi data fisik, ruang data elektronik ini menyelamatkan Anda dari kekacauan dokumen fisik yang besar dan memperlakukan Anda dengan manajemen dokumen modern.
Dengan VDR, organisasi dapat meningkatkan alur kerja bisnis mereka dan meningkatkan produktivitas tim sambil menikmati platform kolaborasi yang aman. Sebagai pengguna, Anda harus membuat permintaan khusus untuk mengakses data Anda di VDR, dan jika Anda memenuhi syarat, Anda akan mendapat tanggapan cepat.
Bagaimana Cara Kerja Ruang Data Virtual?
VDR berfungsi sebagai platform atau alat penyimpanan yang aman untuk semua dokumen digital dan memungkinkan organisasi membuat kesepakatan besar dengan uji tuntas. Ini menggabungkan kemampuan manajemen proyek untuk memastikan alur kerja yang efisien dan mengurangi kekacauan dokumen fisik yang berat.
Sumber: DealRoom
Saat Anda memilih VDR dari penyedia yang andal, mereka akan memasangnya di server Anda dan membuat ruang sumber daya terpusat yang aman untuk berbagi data dengan pihak ketiga. Individu seperti investor dan klien dengan kredensial yang tepat dapat mengakses sumber daya dalam lingkungan yang terkendali.
VDR memungkinkan Anda menghosting data rahasia dengan keamanan tingkat lanjut dan juga membantu Anda mengelola otorisasi pemirsa untuk membaca, menyalin, dan mencetaknya. Selama kesepakatan, organisasi dapat bertukar data dan dokumen dengan aman dan menyelesaikan prosesnya. Selain itu, VDR memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas yang diberikan dengan cepat melalui proses otomatis dan manajemen proyek tingkat lanjut.
Manfaat Ruang Data Virtual
Keuntungan VDR antara lain:
- Ruang yang aman dan terlindungi: Keuntungan utama VDR adalah memberikan Anda ruang yang aman untuk berbagi dan menyimpan data sensitif Anda. Itu dilindungi oleh protokol enkripsi untuk melindungi data.
- Uji tuntas yang ditingkatkan: VDR berperan penting dalam meningkatkan proses uji tuntas dengan menyediakan ruang terpusat untuk data. Hal ini memungkinkan pembagian, tinjauan, dan analisis data yang efisien oleh investor dan klien.
- Tetapkan transparansi: Karena menyediakan lingkungan yang aman di mana organisasi dan klien dapat berbagi data dan melacak aktivitas pengguna, ini membangun kepercayaan dan transparansi satu sama lain.
- Tingkatkan proses kesepakatan: VDR telah menguntungkan banyak organisasi dengan menyediakan platform terpusat bagi organisasi untuk dengan mudah melanjutkan kesepakatan mereka, berbagi dokumen, dan mempercepat penjualan. Ini merampingkan semua proses, yang membantu pengguna mengerjakan kesepakatan dengan cepat.
- Efektivitas biaya: Implementasi VDR di server membantu Anda mengurangi kebutuhan dokumen fisik dan biaya yang terkait dengan pencetakan dan penanganannya. Saat Anda mulai menggunakan VDR, ini membantu mengurangi biaya berbagi dokumen dan perjalanan untuk mempresentasikan dokumen ke klien korporat.
Gunakan Kasus Ruang Data Virtual
Ruang data virtual telah merevolusi cara merger dan akuisisi, peningkatan modal, transaksi keuangan, dan kesepakatan bisnis lainnya dilakukan. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan VDR:
- Manufaktur: Organisasi yang terkait dengan manufaktur banyak menggunakan VDR untuk melakukan transaksi bernilai miliaran dolar dengan klien dan vendor. Ini memberi mereka platform untuk kolaborasi dan distribusi data sensitif.
- Teknologi Informasi: Industri TI memiliki salah satu pengguna VDR terbesar untuk berbagi dokumen di antara tim di berbagai belahan dunia dan juga dengan klien, pihak ketiga, dan perusahaan lain.
- Bank: VDR membantu bank dalam mengelola merger, pinjaman, pertukaran dokumen sensitif, dan tugas lainnya dalam lingkungan yang aman dan diatur dengan baik. Ini memberi mereka brankas virtual aman tempat mereka dapat menyimpan data sensitif pelanggan.
- Layanan konsultasi: Dengan adanya VDR, banyak layanan konsultasi mendapat manfaat darinya karena memfasilitasi kolaborasi proyek, manajemen klien, dan berbagi pengetahuan.
- Firma hukum: Firma hukum dikenal menangani tumpukan dokumen, tetapi VDR dapat membantu mereka keluar dari kekacauan dan merampingkan alur kerja. Mereka sekarang dapat dengan mudah berbagi dokumen dan dokumen lainnya dengan klien dan perusahaan.
Sekarang, mari kita lihat semua penyedia ruang data virtual teratas yang dapat Anda pertimbangkan.
DealRoom
Simpan semua dokumen rahasia organisasi Anda dengan aman di satu tempat, kelola kontrol data, bagikan dengan cepat kepada klien Anda berdasarkan permintaan, dan berkolaborasi dengannya menggunakan DealRoom. Ini adalah platform VDR terkemuka yang disukai banyak organisasi global.
Melalui opsi penyimpanan data terpusat DealRoom, Anda dapat melihat semua informasi melalui dokumen bawaan dan penampil Excel tanpa perlu beralih antar platform. Ini juga memungkinkan Anda memanfaatkan analitik data yang mendalam di mana Anda dapat meninjau dan menganalisis aktivitas dokumen dan meminta akses dan keterlibatan oleh klien.
Dengan DealRoom, Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang pencurian data atau akses tidak sah karena perangkat lunak memiliki izin yang dapat disesuaikan dan autentikasi multi-faktor. Selain itu, Anda dapat menyelesaikan permintaan uji tuntas dengan bantuan unggahan seret dan lepas yang mudah.
Paket awal DealRoom berharga $1295/bulan.
Ditautkan
Ditautkan adalah penyedia ruang data virtual terkenal yang dapat membantu Anda membawa manajemen dokumen Anda ke tingkat berikutnya dengan keamanan. Ini akan memberi Anda ruang kerja luas yang bertindak sebagai lemari besi untuk menyimpan dokumen bisnis, klien, dan investor Anda.
Caplinked menggunakan enkripsi 256-bit tingkat militer, dan sesuai dengan HIPAA dan SOC 2. Apakah bisnis Anda milik sektor investasi, TI, atau manufaktur, Caplinked membantu Anda membuat grup kustom dan mengonfigurasi izin sesuai dengan persyaratan.
Selain itu, Caplinked lebih dari sekadar berbagi file; itu membuat penyimpanan cadangan dan memungkinkan Anda membuat instruksi akses penyimpanan khusus. Anda dapat memanfaatkan manajemen hak digitalnya untuk melindungi file sensitif Anda dengan enkripsi yang tepat sehingga pemirsa dengan kredensial aman hanya dapat mengaksesnya.
Penyedia VDR ini juga memanfaatkan kekuatan AI untuk membantu Anda menyunting otomatis informasi sensitif dan mengatur data dengan satu teks pencarian. Menggunakan dasbor pusatnya, Anda dapat dengan mudah melacak semua tindakan dan modifikasi yang dilakukan di sistem.
Caplinked menawarkan perangkat lunak VDR dalam dua paket, mulai dari Tim seharga $149 per bulan.
Kotak
Kotak dapat menyederhanakan manajemen kesepakatan dan berbagi data melalui alat VDR-nya. Ini membantu Anda merampingkan dan mengamankan uji tuntas M&A, negosiasi kontrak, proses penawaran, dan manajemen kesepakatan lainnya dengan mudah.
Dari membantu klien dalam merespons secara instan dan melakukan negosiasi hingga menandatangani kesepakatan, Box memungkinkan Anda memilih dari 1400+ integrasi untuk mempercepat siklus kesepakatan. Ini juga menyediakan akses seluler dan pratinjau dalam browser dalam 125+ format file yang bekerja dengan mudah tanpa mengorbankan integritas atau keamanan data.
Box menawarkan berbagai protokol keamanan, klasifikasi, dan proses otorisasi pengguna yang kuat untuk memastikan keamanan dan privasi penawar. Selain itu, Anda akan mendapatkan akses dan visibilitas file yang aman melalui fungsi kolaborasi penyembunyian dan watermarking. Itu juga menggunakan fitur disposisi dan retensi untuk mematuhi kepatuhan seperti SOX dan FINRA.
Selain itu, Box adalah fitur yang memanfaatkan pembelajaran mesin untuk membantu Anda mengekstrak informasi yang diperlukan dan relevan dari dokumen yang disimpan. Untuk mengerjakan kesepakatan baru, Anda dapat berkolaborasi dengan bidder di VDR Anda dan membagikan serta mengelola data Anda.
Digify
Jika Anda mencari penyedia ruang data virtual yang andal untuk mengelola kesepakatan Anda dengan klien, maka Digify bisa menjadi pilihan yang baik.
Solusi VDR ini memberi Anda wawasan yang diperlukan untuk mempercepat transaksi Anda dan memperlakukan Anda dengan pelacakan dokumen dan analitik yang mengesankan tentang interaksi investor Anda dengan data. Digify menawarkan opsi pencitraan merek tingkat lanjut yang memungkinkan Anda menggunakan URL berlabel putih di platform VDR.
Digify akan membantu Anda melakukan penyesuaian cepat dengan menggunakan logo, avatar, dan warna merek Anda, yang berguna dalam membangun kepercayaan dengan tamu ruang data Anda. Dengan sertifikasi ISO27001, NDA on-click, dan enkripsi lengkap, penyedia VDR ini juga memastikan keamanan tingkat atas.
Paket Standar layanan ini mulai dari $120 per bulan bila ditagih setiap tahun.
Onehub
Onehubruang data virtual memberi Anda platform tanpa batas untuk menyimpan dan mengelola data dan menyelesaikan transaksi Anda dengan sukses.
VDR ini memungkinkan Anda berkolaborasi secara aman dan mudah dengan klien, pelanggan, dan kolega Anda dengan berbagi dokumen, data, dan informasi penting lainnya tanpa khawatir. Anda dapat menghemat banyak waktu Anda dengan menggunakan fasilitas pengunggahan drag-and-drop dan juga mendapatkan pratinjau berkualitas tinggi dari 30+ jenis file.
Berkat pelacakan aktivitas tingkat lanjut, Anda akan mengetahui tentang setiap aktivitas di dalam ruang data Anda. Onehub membuatnya lebih mudah untuk mengatur semua file dan folder sambil mengontrol siapa yang dapat mengakses file mana.
Onehub berusaha untuk menjaga data dan ruang data Anda sepenuhnya dengan enkripsi tingkat bank 256-bit, mengurangi kemungkinan peretas mendapatkan data Anda. Ini juga memungkinkan Anda menyesuaikan ruang kerja dengan logo dan warna organisasi Anda, memberikan sentuhan pribadi.
iDeals
Bagikan dan kolaborasikan dokumen bisnis dan data sensitif lainnya dengan keamanan menggunakan VDR iDeals. Ini menyediakan platform interaktif yang dapat Anda akses dari perangkat apa pun tanpa memerlukan plug-in apa pun.
Saat mengunggah dokumen di iDeals, Anda cukup menarik dan melepas file, dan itu akan memberi nomor pada file secara otomatis untuk kenyamanan Anda. Anda juga dapat mengatur tanda air dan pengaturan sebelum dimulainya kesepakatan, dan tanda air tersebut akan diterapkan secara otomatis ke semua dokumen yang akan Anda tambahkan.
iDeals mendukung 25+ format, dan Anda memiliki opsi untuk membatasi tampilan teks atau gambar tertentu pada dokumen dengan menyunting bagian sensitif. Manajemen hak dokumen sangat efektif, di mana Anda dapat mengonfigurasi izin file sesuai dengan persyaratan.
Berkat uptime ruang data 99,95%, Anda selalu dapat mengakses semua data yang dibagikan. Anda juga akan dapat memperoleh laporan grafik yang menunjukkan aktivitas penawar, yang dapat membantu mempersingkat waktu pengambilan keputusan Anda.
iDeals menawarkan keamanan terbaik dengan enkripsi 256-bit bersama dengan kunci 2048-bit. Infrastruktur pusat datanya sepenuhnya diaudit dan sesuai dengan SOC 2, sedangkan operasi pusat datanya diaudit oleh EY dan bersertifikat ISO 27001.
Karena beberapa pusat data terus-menerus mencerminkan satu sama lain, kemungkinan kehilangan data Anda semakin kecil, bahkan jika ada banyak server yang mogok. iDeals menyediakan beberapa fitur lanjutan seperti tampilan Pagar, tanda air, batasan alamat IP, penampil spreadsheet yang aman, dan banyak lagi.
Kirim Dokumen
Sederhanakan proses berbagi dokumen dan transaksi bisnis Anda Kirim Dokumen oleh Dropbox. Ini menawarkan ruang data virtual yang menampilkan manajemen izin cerdas dari alamat email dan domain serta aksesibilitas data sensitif.
DocSend bahkan memungkinkan Anda menerapkan perlindungan pada tingkat terperinci dengan menyediakan manajemen izin untuk setiap dokumen. Platform VDR ini memudahkan pengguna untuk melihat file Anda dari perangkat apa pun dengan izin yang sesuai tanpa mengunduh perangkat lunak.
Anda dapat memperkenalkan pengalaman menonton VDR yang dipersonalisasi melalui logo dan gambar spanduk yang disesuaikan. Ini menciptakan kesan yang baik di hadapan para pengunjung. Ini memungkinkan Anda untuk berbagi banyak dokumen melalui satu tautan.
FirmRoom
Didukung oleh sertifikasi SOC 2 Tipe 2 dan pengelolaan dokumen yang sederhana, FirmRoom memberi Anda VDR yang mudah digunakan untuk semua proses kolaborasi dan berbagi dokumen Anda.
Alat VDR memungkinkan Anda mengelola file secara efisien menggunakan fungsi unggah seret & lepas, memberi tahu tim tentang dokumen baru, dan memanfaatkan pengindeksan otomatis dan pencarian lanjutan. Ini menampilkan penampil spreadsheet yang aman bersama dengan dokumen dan penampil Excel yang memungkinkan Anda melihat data dalam berbagai format file.
FirmRoom hadir dengan redaksi cerdas bawaan yang dengan cepat mengidentifikasi dan menghapus bagian mana pun dari informasi berpola untuk melindungi dokumen pribadi dan bisnis penting.
Selain itu, FirmRoom menggunakan perlindungan yang mengesankan untuk semua dokumen yang disimpan melalui akses dokumen 4 tingkat, fitur watermark, dan NDA. Melalui analitik cerdasnya, Anda akan memiliki pandangan luas tentang apa yang terjadi dengan dokumen di VDR, termasuk peta panas dokumen dan aktivitas grup dan pengguna.
Ansarada
Raih hasil bisnis penting dengan Ansarada, yang menyediakan ruang data virtual pintar untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Selain sebagai platform berbagi file yang aman, ini terintegrasi dengan platform lain untuk membantu Anda melihat dokumen tanpa berpindah aplikasi secara manual.
Fasilitas drag-and-drop membuat alat lebih mudah bagi Anda untuk menyimpan file. Ini juga menawarkan alat Alur Kerja Kesepakatan yang memungkinkan tim Anda bekerja secara kolaboratif dan strategis tanpa batasan jumlah total pengguna.
Ansarada adalah ruang data virtual modern yang tidak hanya membantu Anda bersiap menghadapi kesepakatan M&A dan IPO, tetapi juga menerapkan manajemen pengguna dan disiplin operasi. Ini memanfaatkan kekuatan AI untuk melacak aktivitas pengguna.
Dapatkan alat ini dengan membayar $1039/bulan untuk pengguna tak terbatas.
Imprima
Imprima adalah platform VDR yang menawarkan akses data lebih cepat melalui teknologi penyimpanan blob. Ini didukung oleh AI, yang memungkinkan Anda untuk mengerjakan semua jenis dokumen dalam bahasa apa pun dan secara otomatis menyunting bagian penting dalam dokumen untuk kepatuhan GDPR.
Selain itu, Imprima meninjau dokumentasi hukum secara akurat dan menyusun VDR Anda secara otomatis. Ini menawarkan dasbor dan peta panas waktu nyata untuk melacak minat penawar dan memungkinkan Anda membuat templat khusus dalam format grafis.
Melalui alat otomatisasi dan AI Imprima, Anda dapat meninjau dokumentasi hukum dan secara otomatis menyusun VDR Anda dengan cepat. Ini telah meningkatkan manajemen pengguna, merampingkan proses transaksi Anda dan memungkinkan Anda mengelola Tanya Jawab di VDR Anda.
Imprima mematuhi ISO 27001:2013 dan GDPR untuk melindungi data dan menjaga privasi. Server datanya yang berbasis di UE mempraktikkan praktik keamanan terdepan di industri.
Kesimpulan
Ruang Data Virtual (VDR) telah mempermudah bisnis untuk menyimpan dan mengelola data dengan aman sambil mempercepat M&A dan kesepakatan transaksi lainnya.
Semua penyedia VDR yang saya sebutkan di atas hadir dengan fitur dasar dan lanjutan serta menawarkan kebijakan keamanan dan kepatuhan yang kuat untuk melindungi Anda dari risiko keamanan dan privasi. Jadi, pilih salah satu dari mereka berdasarkan kebutuhan dan keterjangkauan bisnis Anda.
Selanjutnya, kenali jenis pusat data yang dijelaskan dalam 5 menit atau kurang.
