Kadang-kadang hanya memberikan instruksi verbal dapat menyebabkan lebih banyak kebingungan daripada kejelasan. Pikirkan untuk memberikan🗣️ proyek tugas kepada bawahan Anda alih-alih memberikan detail yang akurat dalam format tertulis. Dengan instruksi verbal, ada kemungkinan miskomunikasi yang lebih besar atau mengabaikan detail. Tetapi menuliskan semuanya itu membosankan dan juga menghabiskan waktu. Di sinilah template menyelamatkan hari!
Templat piagam proyek adalah konsep perumusan proses pengembangan proyek. Ini membantu pemrakarsa program dan think tank dalam memberi mereka arahan yang terbukti untuk peluncuran yang sukses. Ini adalah metode yang efisien untuk menentukan tugas dan tujuan departemen dengan upaya minimal pada saluran, sehingga menghilangkan kemungkinan informasi yang salah.
Project Management Institute (PMI) melakukan studi terhadap lebih dari 5402 perusahaan. Menurut itu, sekitar 70% proyek memberikan hasil yang merugikan karena manajemen yang tidak sesuai atau, lebih tepatnya, kurangnya piagam. 59% proyek dapat meraih kesuksesan dengan komunikasi yang memadai, sementara 29% memerlukan lebih banyak akuntabilitas, dan 37% memerlukan tujuan yang ditetapkan secara formal.
Dengan demikian, pekerjaan yang dimulai tanpa pedoman yang terdokumentasi dengan baik📄 memiliki kemungkinan gagal yang lebih tinggi dengan dampak di berbagai alasan. Piagam proyek memiliki peran penting, mulai dari merancang peta jalan hingga pengiriman onboarding dan mendapatkan hasil yang menguntungkan. Mari cari tahu caranya.
Daftar isi
Bagaimana Piagam Proyek Bermanfaat untuk Organisasi Bisnis?
Apakah itu perusahaan pengembangan produk atau penyedia layanan, mereka secara teratur membingkai ide-ide baru untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis. Jelaslah bahwa pimpinan proyek bertanggung jawab untuk memahami kelayakan dan potensi konsep-konsep inovatif ini.
Banyak faktor yang terlibat dalam inisiasi proyek, seperti tujuan, strategi, sumber daya, alokasi anggaran💵, dll. Rencana yang disalurkan dengan benar adalah panduan menuju penyelesaian yang berhasil, memberikan pemahaman formal tentang hasil yang diharapkan di setiap level.
Piagam proyek adalah media yang berhasil bagi perusahaan untuk mendeskripsikan pekerjaan di segmen tertentu sambil membiarkan pemangku kepentingan atau peserta memahami sudut pandangnya. Setelah Anda membuat cetak biru, itu mengundang manajer masing-masing untuk mempelajari kemungkinan kekurangan dan membuat perubahan. Prosedur berurutan seperti itu pada akhirnya mengurangi risiko kegagalan proyek.
Perusahaan🏭 dalam pengembangan perangkat lunak, mobil, FMCG, atau sektor skala kecil apa pun, mencari templat piagam proyek yang disesuaikan oleh organisasi terkait untuk keperluan industri, yang dapat membantu memenuhi tujuan rencana proyek.
Bagaimana Piagam Proyek berbeda dari SoW dan Rencana Proyek?
Piagam proyek, SoW atau Pernyataan kerja, dan rencana proyek adalah istilah yang saling terkait tetapi memiliki perbedaan yang cukup besar dalam tujuan dan pelaksanaannya.
Berikut adalah bagan yang menguraikan perbedaan di antara mereka.
ParameterPiagam ProyekPernyataan PekerjaanRencana ProyekSiapa yang Bertanggung JawabPimpinan ProyekKontraktor ProyekManajer ProyekApa Garis WaktunyaSelama tahap perencanaanSetelah proyek disetujui oleh klienSetelah piagam proyekTujuan UtamaMendokumentasikan proyek secara resmi dengan proses penyelesaianBerbicara tentang sumber daya dan solusi untuk hasil yang diinginkanPelaksanaan tugas dengan strategi implementasiSpesifikasi UtamaTujuan, ruang lingkup, risiko, pemangku kepentingan, keuanganMenetapkan akuntabilitas, estimasi, durasi metode, alokasi sumber daya, tim
Dengan demikian, Anda dapat memahami bahwa piagam proyek memenuhi tujuan mendokumentasikan rincian proyek dan menawarkan instruksi untuk mencapai tujuan dengan mengikuti metodologi. Di sisi lain, SoW berfungsi sebagai perjanjian formal antara klien dan kontraktor yang mencakup teknis proyek. Sebaliknya, rencana proyek berfungsi sebagai arahan operasional untuk tenaga kerja🧑🏭.
Lihat juga templat perencanaan strategis terbaik untuk langkah bisnis Anda selanjutnya!
Bagaimana Cara Membuat Template Piagam Proyek?
Piagam proyek membawa relevansi yang kuat bagi para pemangku kepentingan. Oleh karena itu dibuat di bawah kepala personalia dan departemen yang bersangkutan untuk memberikan informasi rinci tentang proyek dan kegunaannya.
Untuk membuat piagam, Anda harus mengikuti format berurutan yang mempertimbangkan semua prospek proyek yang diperlukan yang dibahas oleh personel yang ditunjuk. Berikut adalah penjelasan singkat tentang struktur dasar piagam proyek.
- Sebutkan tujuan utama proyek dengan rincian mengenai keefektifannya dan ketentuan khusus dalam kategori tersebut. Ini membantu dalam mengkomunikasikan ide dengan sukses kepada anggota tim.
- Bergantung pada ruang lingkup, tren pasar, dan skala proyek, Anda dapat menunjukkan perlunya staf khusus untuk mengerjakannya.
- Diskusikan persyaratan dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran terbaik.
- Apa yang bisa menjadi potensi risiko dalam proses penyelesaian yang sedang berlangsung?
- Berikan gambaran singkat tentang pihak-pihak terkait yang terlibat langsung atau tidak langsung dari inisiasi hingga peluncuran.
- Penting untuk memberikan perkiraan biaya🫰 untuk penyelesaian proyek. Berikan bifurkasi singkat tentang kebutuhan keuangan di tingkat masing-masing.
- Apakah ada waktu yang tepat untuk memulai proyek, dan berapa lama rata-rata penyelesaiannya?
Piagam ini bertujuan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan tentang ide proyek. Perusahaan biasanya menggunakan template piagam proyek dan mengubah rencana manajemen untuk menghindari pengabaian aspek-aspek penting dari manajemen proyek. Yuk cari tahu manfaatnya.
Manfaat Template Piagam Proyek untuk Manajemen Proyek yang Sukses
Templat piagam proyek dibuat setelah penelitian menyeluruh di bawah bimbingan para intelektual. Ini mendukung kepala proyek dalam mempersiapkan dan mengembangkan dokumen piagam. Tujuannya adalah untuk menghilangkan upaya berlebihan dalam mengerjakan piagam yang tepat dan menawarkan format yang bermanfaat.
- Ini berisi informasi tentang tujuan utama, keuangan, sumber daya, dan kelayakan.
- Ini adalah solusi ekonomis untuk memahami apakah proyek tersebut layak menghabiskan waktu⏳ dan uang.
- Perusahaan dapat menjadwal ulang waktu departemen tertentu sesuai persyaratan.
- Ini membantu menjelaskan tujuan dan konsep yang terlibat dalam proyek dengan mudah, dan anggota tim mendapatkan cetak biru terperinci untuk bekerja dalam sinkronisasi.
Lihat templat piagam proyek yang ditawarkan oleh perusahaan tepercaya.
Miro
MirHai adalah perusahaan bersertifikat ISO yang menawarkan lebih dari 1000 template untuk setiap aliran pekerjaan dan pertumbuhan bisnis. Templat ini juga memiliki kompatibilitas dengan alat lain. Mereka telah bekerja secara mendalam untuk memasukkan titik kontak yang penting untuk pertumbuhan yang konsisten dalam piagam tersebut.
Templatnya dalam bentuk seluler, di mana tiga teratas adalah untuk menulis Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kriteria Keberhasilan proyek. Anda dapat memasukkan nama anggota Tim, Pemangku Kepentingan, dan Pengguna atau penerima manfaat di lapisan berikutnya.
Selanjutnya, Sumber Daya, Kendala, dan Faktor Risiko dibahas secara singkat. Anda bahkan dapat menyebutkan fase tertentu sebagai tonggak penting dalam skala Timeline yang diberikan di bagian akhir.
Miro menyediakan template satu halaman📃 untuk menampilkan poin-poin penting dalam sel tertentu. Anda dapat memilih istilah referensi untuk disertakan di sini yang cukup menentukan parameter.
PowerSlide
PowerSlide telah mengembangkan 7000+ templat profesional dengan lebih dari 30.000 pengguna, dan merek seperti Amazon, Samsung, dan Microsoft terkait dengannya. Anda dapat mengubah warna atau menambah/mengedit diagram, peta, gambar, dll., di templat dan memilih dari 2500+ ikon vektor dari perpustakaan.
Templat piagam proyek memiliki empat slide menonjol dengan grafik terpuji dan panel tabular untuk memberikan pandangan analitis. Insinyur, manajer proyek, atau profesor🧑🏫 juga dapat memanfaatkan ini dalam presentasi PowerPoint.
Ini dimulai dengan ikhtisar nama proyek, tujuan, dan garis waktu. Anda dapat memasukkan di sini tonggak kemajuan yang Anda inginkan. Format tabel disediakan di slide berikutnya untuk menyebutkan anggaran yang dibutuhkan dengan spesifikasi dan biaya. Anda dapat menuliskan nama-nama staf pada tabel berikut.
Untuk analisis bisnis, PowerSlides memungkinkan pengguna menyebutkan keuntungan dari perspektif keuangan, operasi, pasar, pelanggan, dan staf. Ada opsi untuk menulis pernyataan masalah dan analisis biaya dan membaginya menjadi beberapa tugas untuk menganalisis berbagai aspek.
Smartsheet
Smartsheet adalah merek tepercaya dengan basis pelanggan di banyak perusahaan Fortune 100. Mereka memenangkan Top 50 Best Software Awards 2023 di bawah kategori Produk Manajemen Proyek.
Mereka telah merancang lima jenis templat piagam proyek yang signifikan bersama dengan format Sederhana untuk penggunaan standar. Ini mencakup sekitar sembilan bidang dalam bentuk tabloid untuk secara efektif menjelaskan detail terkait proyek, termasuk metrik📈, kiriman, jadwal, sumber daya, asumsi, dan banyak lagi.
Template Six Sigma serupa dengan desain standar tetapi telah diisi sebelumnya oleh penerima tugas tingkat sabuk Six Sigma. Ini memastikan pertumbuhan pasar yang layak secara ekonomi dan hasil yang lebih baik dengan pengendalian limbah.
Template Agile memiliki kolom di sebelah penilaian istilah fundamental untuk perencanaan yang dapat dieksekusi. Ini paling cocok untuk manajer proyek dan master scrum. Templat konstruksi dapat disesuaikan untuk memilih istilah yang cocok untuk ditentukan dalam piagam proyek berdasarkan pekerjaan konstruksi.
Template ramah satu halaman ramah cetak, karena menyertakan detail sponsor, klien, dan proyek yang diperlukan dalam satu halaman. Lebih mudah untuk mengomunikasikan info charter dalam ikhtisar singkat.
Templat kasus bisnis Smartsheet adalah dokumen yang tepat untuk mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com telah bekerja dengan berbagai industri dengan banyak perusahaan untuk menawarkan pelatihan online & kursus sertifikasi dan sumber daya manajemen proyek. Lebih dari 450.000 pelajar telah menjadi bagian dari kursus ini dengan Fedex, Tesla, dan 6100+ klien lainnya.
Elemen utama dari piagam proyek mereka📝 adalah Pernyataan Masalah, Kasus Bisnis, Sasaran, Garis Waktu, Ruang Lingkup, dan Tim. Template mendapatkan parameter pada satu halaman untuk langsung memberikan ide proyek yang relevan.
Bagian timeline GoLeanSixSigma.com dibagi menjadi kolom definisi, pengukuran, analisis, peningkatan, dan kontrol. Ini membagi ruang untuk anggota tim menjadi gelar mereka dan jumlah waktu yang dihabiskan.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com adalah lembaga online khusus yang dibangun untuk memberikan solusi kepada manajer proyek. Mereka menawarkan artikel, webinar💻, template, posting blog, dan saran ahli untuk mendorong pertumbuhan dan produktivitas.
Piagam proyek memiliki opsi untuk menulis detail proyek di kolom tertentu diikuti dengan informasi terkait bisnis. Dokumen Definisi Piagam Proyek telah dirancang untuk membantu para manajer dengan ide-ide segar.
Dokumen ProjectManagement.com memiliki 25 elemen penting, dan judul yang signifikan adalah abstrak ruang lingkup, sponsor, kriteria keberhasilan, dan proses organisasi. Anda juga dapat memasukkan informasi singkat tentang fase pengembangan, pengujian prototipe, penerimaan pengguna, dan sesi langsung.
Sederhanakan pengalaman proyek Anda lebih lanjut dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek ini.
Bit.ai
Bit.ai menawarkan platform kolaborator dokumen, yang digunakan di seluruh dunia oleh perusahaan seperti Canon dan Accenture. Templat piagam proyek bekerja dalam model kerja terpusat dalam format pernyataan, dimulai dengan penjelasan proyek.
Anda dapat menjelaskan secara singkat ruang lingkup, kriteria keberhasilan, atau hasil kerja dalam poin-poin. Ada juga ruang untuk 💲 keuangan, pencapaian, dan asumsi, diikuti dengan risiko, detail tim, dan persetujuan.
Bit.ai menawarkan akses real-time ke template; Anda dapat menghubungkan beberapa proyek atau terlibat dengan pemangku kepentingan untuk persetujuan atau konsultasi mereka. Ini juga memiliki opsi untuk mengintegrasikan media sosial, tautan web, PDF, Figma, dll., Untuk meningkatkan pengalaman Anda untuk manajemen bisnis yang efisien.
Templat Piagam Proyek
Templat Piagam Proyek adalah platform yang dikembangkan oleh anggota tim Casual.pm. Ini adalah perangkat yang memandu kepala proyek dalam membuat konten piagam eksklusif. Mereka juga dapat mengambil bantuan dari panduan tertulis, video📲, dan sampel, yang tersedia di situs web.
Format template piagam yang dapat diunduh gratis tersedia untuk persyaratan proyek tertentu seperti desain ulang situs web, investigasi teknologi, media sosial, kampanye pemasaran, dll.
Templat piagam Templat Piagam Proyek yang dipromosikan memiliki ruang yang cukup untuk membahas latar belakang proyek terkait solusi yang ditawarkan. Anda dapat secara terpisah menyebutkan tujuan dan ruang lingkup untuk menjadikannya bermanfaat. Jelaskan secara singkat pemangku kepentingan, tonggak, anggaran, kendala, asumsi, dan faktor risiko dalam kolom terpisah.
Templat.net
Templste.net adalah gudang perpustakaan online🌐 paling luas di dunia untuk templat dan alat. Anda dapat memilih desain kartu, dokumentasi, formulir, presentasi, atau template sesuai kebutuhan Anda. Mereka menawarkan lebih dari sepuluh format templat piagam proyek sederhana untuk diunduh sebagai referensi.
Six Sigma, tim, TI, perangkat lunak, peningkatan proses, konstruksi, dan bisnis adalah beberapa desain templat piagam khusus yang disediakan di sini. Salah satu templat sederhana mereka dimulai dengan bagian untuk memasukkan detail proyek seperti nama, sponsor, penulis, tanggal, nama panitia, tanggal presentasi, dll.
Dengan Templste.net, Anda dapat menulis pernyataan singkat di bawah bagian deskripsi, tujuan, dan penyelarasan strategis. Formulir tabel adalah untuk grup pelanggan, pemangku kepentingan, anggaran, ruang lingkup, kriteria keberhasilan, ketergantungan, pencapaian, sumber daya, dan masalah risiko.
Mypm
Mypm adalah manajemen proyek ahli dan perusahaan penyedia layanan proposal. Mereka memiliki pengalaman bertahun-tahun bekerja dengan organisasi untuk mengembangkan proposal pemerintah dan komersial. Toko online mereka telah mencantumkan sekitar 86 templat yang dapat diedit yang melayani kebutuhan pertumbuhan dan pengembangan organisasi multi-level.
Templat piagam proyek gratis untuk diunduh disediakan untuk tujuan profesional. Itu dalam bentuk dokumen dengan judul proyek dan indeks pada halaman awal, sedangkan konten utama dimulai dengan ringkasan eksekutif, maksud, tujuan, dan informasi lainnya.
Bagian khusus diberikan untuk deskripsi singkat tentang persyaratan, ruang lingkup, kiriman, risiko, asumsi, dan kendala. Dengan Mypm, Anda dapat menambahkan tinjauan singkat tentang jadwal, anggaran, sumber daya manusia, pengadaan, dan pemangku kepentingan dalam sebuah tabel. Itu diakhiri dengan formulir otorisasi untuk sponsor proyek.
Arsip Templat
Arsip Templat adalah portal online dengan rata-rata 40 template dalam berbagai kategori. Baik itu bagan tempat duduk kelas dalam kategori pendidikan, spreadsheet anggaran pribadi untuk menangani keuangan, atau perjanjian kontraktor untuk masalah hukum⚖️, semuanya ada di satu tempat.
Mereka menawarkan banyak sampel template piagam proyek, yang direferensikan oleh perusahaan dan lembaga terkenal. Templat ini difokuskan untuk menangkap semua informasi yang diperlukan tentang proyek yang dimulai dengan tampilan tabel identifikasi yang mengungkapkan nama proyek, sponsor, manajer, dan sumber daya.
Arsip Template menanyakan alasan, tujuan, ruang lingkup, faktor keberhasilan, dan lainnya dalam pernyataan singkat. Bagian tabloid lainnya termasuk kiriman proyek yang memiliki unit untuk kerangka kerja, logika, penelitian, alat, dll.; tonggak untuk menggambarkan berbagai tingkat kemajuan; masalah dan risiko utama.
Kata Akhir: Menerapkan Templat Piagam Proyek
Piagam proyek memainkan bagian integral dalam menyelesaikan proyek bisnis dengan sukses. Ini memberikan pandangan yang jelas dan ringkas tentang tujuan dengan membenarkan alasan untuk hasil yang diharapkan.
Menerapkan templat yang telah dirancang sebelumnya alih-alih membuat sendiri piagam proyek menghemat waktu dan uang untuk organisasi. Banyak manajer proyek tidak mengetahui ketersediaan template tersebut. Sedikit yang percaya bahwa mereka dapat menangani diri mereka sendiri, yang menghasilkan pertumbuhan yang lambat dan terbatas📉.
Memilih templat piagam dapat membingungkan, tetapi Anda harus menganalisis jenis proyek, skala pekerjaan, persyaratan, dan parameter lainnya untuk mendapatkan hasil maksimal dari dokumen ini.
Selanjutnya, periksa Peningkatan Proses Bisnis (BPI): Apa itu dan bagaimana cara kerjanya.
