Mengelola kotak masuk Gmail Anda dapat menjadi tidak terkendali dengan cepat. Terutama jika Anda memiliki banyak akun, seperti akun kantor dan pribadi yang terpisah. Dengan email mengalir dari mana-mana, rasanya seperti minum dari selang kebakaran.
Untungnya, Gmail menawarkan banyak pengaturan lanjutan untuk mengelola email dengan mudah. Namun, tidak semua opsi tersedia di awal atau diaktifkan secara default. Beberapa tersembunyi di dalam menu drow-down kecil atau di lebih dari selusin tab di pengaturan Gmail.
Melampaui yang biasa, hari ini saya akan mencantumkan beberapa fitur Gmail yang tidak jelas yang pasti akan meningkatkan efisiensi email Anda.
Jadwalkan Email Untuk Dikirim Nanti
Jika Anda berpikir Anda akan lupa mengirim email penting nanti atau memiliki waktu untuk menulisnya sekarang tetapi tidak memilikinya nanti, maka Anda pasti akan menemukan fitur jadwal email yang berguna. Anda dapat menjadwalkan email di Gmail untuk dikirim di lain waktu.
Cukup tulis email dan alih-alih menekan tombol Kirim, klik panah kecil terbalik di sebelahnya dan pilih Jadwalkan pengiriman.
Ini akan menampilkan beberapa tanggal dan waktu yang telah ditetapkan dan opsi untuk memilih tanggal dan waktu khusus. Pilih waktu yang sesuai dengan Anda, dan email akan dijadwalkan. Anda dapat melihat semua email terjadwal Anda di label terpisah bernama Terjadwal.
Terjemahkan Email
Tidak perlu menyalin/menempelkan apa pun di Google Terjemahan saat dibuat di Gmail. Ya, Anda dapat menerjemahkan email di dalam Gmail hanya dengan dua klik dalam bahasa apa pun yang Anda inginkan. Saat email dibuka, klik menu tiga titik di sebelah kanan dan pilih Terjemahkan pesan.
Bilah baru akan terbuka di bagian atas pesan, tempat Anda dapat memilih kedua bahasa. Secara default, ini akan mencoba menerjemahkan email ke bahasa default akun Gmail Anda.
Aktifkan Kemajuan Otomatis
Saat Anda menghapus email dengan menghapus atau mengarsipkannya, Gmail akan membawa Anda kembali ke kotak masuk untuk membuka email lain. Namun, jika Auto-advance diaktifkan, Anda akan dibawa langsung ke email berikutnya dalam daftar. Ini dapat menghemat banyak klik yang terbuang untuk membuka email baru (1 klik per email, tepatnya, sebenarnya).
Klik tombol Gear di sisi kanan atas di Gmail dan pilih Lihat semua pengaturan.
Sekarang pindah ke tab Advanced dan aktifkan opsi Auto-advance. Gmail akan disegarkan, dan opsi akan diaktifkan.
Gunakan Mode Rahasia Untuk Keamanan
Jika Anda perlu membagikan beberapa informasi sensitif yang tidak ingin Anda ambil risiko sampai ke tangan orang lain selain penerima yang dimaksud, Mode Rahasia memiliki banyak opsi untuk melakukannya dengan aman. Saat menulis email, klik ikon Gembok di bagian bawah untuk membuka Mode Rahasia.
Di sini Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa email dari 1 hari hingga 5 tahun, setelah itu email tidak akan tersedia. Anda juga dapat memilih untuk mengatur kode sandi yang akan dikirimkan ke ponsel penerima, pada dasarnya menambahkan konfirmasi sekunder. Penerima juga tidak akan dapat mengunduh, meneruskan, menyalin, atau mencetak email tersebut.
Namun, perlu diingat bahwa penerima masih dapat mengambil tangkapan layar/foto email untuk menyimpan kontennya.
Biarkan Orang Lain Mengelola Akun Anda
Jika Anda ingin orang lain mengelola email Anda, Anda tidak perlu membagikan kredensial Gmail Anda dengan mereka. Anda dapat menetapkan delegasi untuk mengelola akun Gmail Anda. Mereka akan dapat mengirim/menerima/menghapus email dan bahkan mengubah pengaturan Gmail.
Untuk melakukannya, buka Pengaturan Gmail dari ikon Roda Gigi dan pindah ke tab Akun dan Impor. Di sini klik tombol Tambahkan akun lain di sebelah opsi Berikan akses ke akun Anda.
Jendela baru akan terbuka, di sini, berikan email delegasi dan konfirmasi permintaan untuk mengirim email konfirmasi kepada mereka.
Sekarang delegasi harus membuka akunnya untuk menerima permintaan agar dapat mulai mengelola. Akun Anda akan ditampilkan di bawah menu akun Google mereka, ditandai sebagai Didelegasikan.
Anda dapat mencabut hak ini lagi dengan masuk ke opsi Berikan akses yang sama ke akun Anda dan menekan tombol Hapus di sebelahnya.
Lihat Email Offline
Anda dapat mengonfigurasi Gmail untuk menyimpan email terbaru di PC Anda untuk mengaksesnya bahkan saat Anda offline. Tidak hanya itu, Anda dapat menulis dan mengirim/membalas pesan baru, dan pesan tersebut akan dikirim segera setelah Anda mendapatkan koneksi internet.
Buka Pengaturan Gmail dan pindah ke tab Offline. Di sini centang kotak di sebelah opsi Aktifkan email luring. Setelah itu, konfigurasikan sesuka Anda dan klik tombol Simpan Perubahan. Anda dapat menyimpan hingga 90 hari email.
Google juga merekomendasikan mem-bookmark halaman Gmail untuk akses yang lebih mudah saat offline.
Sesuatu yang saya temukan baru-baru ini. Tidak seperti kebanyakan aplikasi berbasis web lainnya yang membuka menu default browser saat mengklik kanan, Gmail malah membuka menunya sendiri dengan banyak pilihan. Ini hanya terjadi ketika Anda mengklik kanan pada email tertutup, itu tidak berfungsi di dalam badan email.
Klik kanan pada email mana pun, dan itu akan membuka menu panjang dengan banyak opsi yang sudah tersedia di bilah atas dan beberapa lainnya. Beberapa opsi yang menarik antara lain Teruskan sebagai lampiran, Pindah ke tab, Balas ke semua, dan opsi pencarian untuk menemukan email terkait.
Saya pribadi menemukan menu ini berguna untuk mengkonfigurasi email dengan cepat tanpa harus memilih atau membuka email terlebih dahulu.
Tingkatkan Durasi Urungkan Pengiriman
Karena diaktifkan secara default, Anda mungkin sudah tahu bahwa Anda dapat membatalkan email terkirim menggunakan pemberitahuan undo yang muncul saat Anda mengirim email. Namun, Anda juga dapat menambah durasinya untuk mendapatkan lebih banyak waktu untuk memikirkan email yang Anda kirim dan membuat perubahan.
Buka Pengaturan Gmail, dan di bawah tab Umum, klik menu tarik-turun di sebelah opsi Batalkan Pengiriman. Di sini Anda dapat meningkatkan durasi hingga 30 detik. Perlu diingat bahwa ini juga akan menunda waktu penerima menerima email. Ini bisa menjadi buruk dalam situasi di mana Anda membutuhkan email yang dikirim secepatnya.
Lihat Email Dari Semua Akun di Satu Tempat
Jika Anda memiliki beberapa akun email, Anda tidak perlu beralih di antara akun tersebut untuk mengikuti email. Di akun utama, Anda dapat memperoleh akses ke akun lain untuk menerima email.
Di Pengaturan Gmail, pindah ke tab Akun dan Impor dan klik Tambahkan akun email di sebelah opsi Periksa email dari akun lain.
Di sini berikan email dari akun yang ingin Anda impor emailnya. Di halaman berikutnya, Anda dapat memilih POP3 atau Gmailify. Jika akun tempat Anda mengimpor email adalah akun Gmail, pilih POP3. Jika tidak, pilih Gmailify untuk memberikan akun keamanan dan fitur yang sama seperti Gmail.
Setelah itu, berikan kata sandi akun dan klik tombol Tambah akun untuk menambahkannya.
Anda dapat mengulangi proses untuk menambahkan beberapa akun email, dan semua email mereka akan ditampilkan di kotak masuk Anda. Namun, ini hanya akan mengimpor email kotak masuk, bukan label.
Kirim Email sebagai Akun Berbeda
Mirip dengan menerima semua email dalam satu akun, Anda dapat mengirim email sebagai akun yang berbeda dari satu akun Gmail. Untuk melakukannya, Buka tab Akun dan Impor di Pengaturan Gmail dan klik Tambahkan alamat email lain di sebelah opsi Kirim email sebagai opsi.
Di sini tambahkan email dari akun lain, dan Anda akan diminta untuk menyelesaikan verifikasi. Setelah Anda mengonfirmasi, email verifikasi akan dikirim ke akun lain, di mana Anda dapat mengeklik tautan untuk mengizinkan akun asli mengirim email menggunakannya.
Sekarang ketika Anda menulis email baru, Anda dapat mengklik menu drop-down di sebelah alamat email Anda untuk mengubahnya. Untuk balasan, Anda dapat menggunakan akun default atau akun yang awalnya dikirimi email.
Tunda Email Untuk Diperiksa Nanti
Jika Anda tidak ingin langsung membaca email atau ingin memeriksa email lagi di lain waktu, Anda pasti akan menghargai fitur Snooze dari Gmail. Dengan Tunda, Anda dapat menunda email untuk ditampilkan lagi nanti. Ketika saatnya tiba, email tersebut akan ditampilkan sebagai email baru di kotak masuk.
Saat email terbuka atau beberapa email dipilih, klik ikon jam di bagian atas. Ini akan membuka daftar menu tanggal dan waktu yang telah ditetapkan dari satu hari hingga lebih dari seminggu. Anda juga dapat mengatur tanggal dan waktu yang tepat menggunakan opsi Pilih tanggal & waktu.
Bonus 🎁
Ini lebih merupakan trik daripada fitur yang dapat dikonfigurasi, tetapi sangat berguna jika Anda sering berlangganan buletin. Anda dapat menambahkan tanda Plus (+) dan kata lain di akhir alamat email Anda sebelum tanda @, dan Gmail akan memperlakukannya sebagai alamat terpisah tetapi tetap mengirim email ke kotak masuk yang sama.
Misalnya, jika email Anda adalah [email protected]Anda dapat berlangganan buletin techking.id menggunakan [email protected] Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah memilah email yang diterima ke alamat khusus ini dengan meletakkannya di bilah pencarian.
Kata-kata terakhir
Saya yakin Anda akan menemukan semua fitur ini bermanfaat, terutama jika Anda memiliki banyak akun. Saya pribadi memiliki dua akun, dan saya mengelola keduanya dari satu akun berkat fitur bawaan Gmail ini. Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi dan ekstensi pihak ketiga untuk mendapatkan efisiensi email yang lebih baik.
