Rapat tanpa agenda apa pun adalah akar penyebab sesi yang tidak produktif. Mari ubah permainan dengan Templat Agenda untuk Rapat Produktif ini.
Jadi, Anda berada dalam kehidupan komunal tetapi belum pernah menghadiri pertemuan yang tidak jelas? Apakah kamu bercanda? Kami semua telah menjadi bagian dari beberapa pertemuan di mana kami tidak mendapat kesempatan untuk berkontribusi atau tidak memiliki petunjuk tentang diskusi tersebut.
Akibatnya, kami kembali ke meja kami tanpa hasil tertentu dan jam tidak produktif. Untungnya, Anda masih bisa membawa perubahan positif ke rapat Anda melalui agenda.
Hari ini di artikel ini, saya tidak hanya akan membantu Anda memahami apa itu agenda rapat, tetapi juga memberi Anda beberapa template agenda rapat terbaik untuk memaksimalkan rapat Anda. Mari kita tidak mengambil banyak waktu sekarang dan memulai produktivitas.
Apa manfaat mendokumentasikan agenda rapat?
Sebelum kita membahas manfaat mendokumentasikan agenda rapat, izinkan saya memberi tahu Anda apa itu agenda rapat. Agenda rapat adalah rencana rapat singkat atau garis besar yang dibagikan oleh penyelenggara kepada semua peserta. Agenda rapat membantu tim dalam menetapkan ekspektasi yang jelas untuk rapat, pertanyaan apa yang harus dijawab, dan banyak lagi.
Nah, kembali ke pertanyaan, apa saja manfaat mendokumentasikan agenda rapat? Berikut beberapa manfaat mendokumentasikan agenda rapat.
Setiap orang dapat berkontribusi
Tantangan utama dari setiap rapat yang tidak direncanakan adalah tidak semua peserta dapat terus berbicara dalam rapat. Ini bisa karena berbagai alasan; entah mereka tidak tahu harus bicara apa, atau orang lain tidak membiarkan mereka berbicara. Tapi tabel bisa berbalik jika Anda mendokumentasikan pertemuan Anda. Karena dokumentasi rapat memungkinkan semua peserta mengetahui mengapa, bagaimana, dan kapan rapat diadakan.
Optimalkan waktu
Dokumentasi rapat tidak terdiri dari sesuatu yang spesifik tentang waktu. Namun tetap saja, ini dapat membantu menjaga rapat tetap singkat dan produktif. Ini mendorong anggota tim untuk memahami tujuan rapat sebelumnya dan menyelesaikan semua kebingungan. Selain itu, dokumentasi rapat membantu menghindari percakapan di luar topik, yang menghemat waktu.
Bisa mengikuti diskusi
Karakteristik utama dokumentasi rapat adalah data yang terkategorikan dengan baik dan terorganisir. Karena fitur-fitur ini, peserta rapat dapat dengan mudah mengikuti diskusi dan memberikan poin mereka karena mereka tahu apa yang akan terjadi selanjutnya dan kapan mereka dapat berbicara.
Menyimpan catatan diskusi
Rapat adalah elemen penting dari setiap bisnis dan perusahaan. Anda mungkin harus menghadiri dua pertemuan atau lebih dalam sehari dan terkadang tidak satu pun. Tapi bisakah Anda mengingat setiap poin dan rencana yang dibuat dalam rapat?
Oleh karena itu, dokumentasi rapat dapat membantu Anda mencatat semua catatan penting secara teratur. Selain itu, dokumentasi rapat juga nantinya dapat digunakan untuk membagikan ringkasan diskusi kepada peserta yang tidak hadir.
Bagaimana templat agenda rapat dapat membantu Anda mengatur dan merampingkan rapat?
Begitu mengetahui apa itu agenda rapat dan apa manfaatnya, Anda pasti penasaran ingin tahu bagaimana cara membuat agenda rapat. Namun merencanakan agenda rapat tidak sesederhana DIY satu menit. Namun, internet telah membuat sebagian besar tugas rumit menjadi mudah.
Oleh karena itu, daripada merencanakan sendiri agenda rapat, Anda selalu dapat memilih templat agenda rapat online. Templat pra-desain yang menguraikan alasan dan struktur rapat ini hadir dengan beberapa keunggulan. Keuntungan utama menggunakan templat agenda rapat dibahas di bawah ini.
Pelurusan
Templat agenda rapat membantu Anda membuat agenda rapat yang produktif, lebih merampingkan rapat Anda dengan memberlakukan panduan langsung untuk semua peserta rapat. Templat ini menyertakan semua topik dan tindakan yang diperlukan untuk didiskusikan dalam rapat.
Akibatnya, para peserta tidak perlu memikirkan semua poin penting pada menit terakhir. Sebaliknya, mereka dapat mempersiapkan diri bahkan lebih awal melalui bantuan dokumentasi.
Hemat waktu
Mempersiapkan agenda rapat bukanlah hal yang sederhana. Selain memikirkan semua poin kunci penting, Anda juga harus mengatur dan mengkategorikan agenda dalam bentuk tertentu untuk menghindari hilangnya topik yang relevan.
Di situlah template agenda rapat datang untuk menyelamatkan. Templat agenda rapat sudah memiliki data yang tertata dan terkategorikan dengan baik. Anda hanya perlu menambahkan poin-poin penting di dalamnya, dan fitur ini tidak hanya menghemat waktu Anda tetapi juga memungkinkan Anda mencakup semua topik tanpa menghabiskan banyak waktu.
Banyak pilihan
Seperti yang kita ketahui, semua pertemuan tidak sama. Jadi, agenda rapat pun tidak bisa sama. Namun tetap saja, Anda tidak perlu khawatir, karena beberapa platform online menawarkan berbagai jenis template agenda rapat.
Apakah Anda sedang mencari konsultasi 1:1 atau Anda memiliki tim, Anda dapat menemukan dan mengatur pertemuan Anda melalui templat agenda online dalam hitungan detik. Bahkan perencanaan proyek menjadi lebih mudah dengan bantuan template rapat yang tepat.
Menurut survei terbaru, sekitar 83% karyawan menghabiskan hingga 33% dari minggu kerja mereka untuk rapat, dan rata-rata karyawan menghabiskan setidaknya 3 jam kerja dalam rapat. Angka-angka ini lebih dari cukup untuk mengatakan betapa memakan waktu pertemuan itu.
Selain itu, berjam-jam ini juga bisa sia-sia jika rapat tidak memberikan hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki agenda pertemuan yang terorganisir dengan baik untuk menghemat waktu dan menghasilkan hasil yang produktif. Berikut adalah beberapa template agenda rapat terbaik yang dapat Anda andalkan untuk rapat berikutnya.
Hugo
Saat Anda mencari templat agenda rapat, Anda akan selalu melihat Hugo di bagian atas. Bukan karena strategi pemasaran yang baik, tetapi juga karena layanan mereka. Hugo menawarkan lebih dari 80 template agenda rapat gratis yang dibuat oleh orang-orang berpengalaman. Anda dapat menemukan template untuk berbagai rapat seperti ide kampanye iklan, rapat all-hands, risalah rapat dasar, dan lainnya.
Templat agenda rapat dari Hugo mendukung Word dan Google Docs. Selain itu, Anda juga dapat menggunakannya di Fellow. Hugo menyediakan template dalam 13 kategori berbeda, termasuk template rapat yang gesit, rapat satu lawan satu, template rapat, dll.
Hugo hadir dengan lebih banyak fitur tambahan untuk pengguna. Misalnya, Hugo memungkinkan pengguna membuat catatan, menyiapkan agenda rapat secara kolaboratif, menyinkronkan kalender, dan banyak lagi. Hugo adalah situs yang ramah pengguna. Oleh karena itu, Anda dapat membiasakan diri dalam waktu singkat.
Hugo gratis. Namun, Anda selalu dapat memilih versi premium untuk lebih banyak fitur.
Canva
Yang satu ini adalah aplikasi populer yang kebanyakan kita gunakan sehari-hari. Tapi apakah Anda pernah tahu bahwa aplikasi pengeditan favorit kami, Canva, juga dapat membantu Anda menyusun agenda rapat yang sempurna? Jika tidak, jangan khawatir; kamu tahu sekarang.
Canva adalah aplikasi penuh daya dengan beberapa template seperti undangan, posting media sosial, dan lainnya. Tapi template agenda rapat menambahkan ceri pada kue. Canva menawarkan lusinan templat agenda rapat gratis yang dapat digunakan, diedit, dan dicetak dengan mudah.
Anda dapat menemukan template formal dan informal di aplikasi. Selain itu, Canva juga menawarkan template presentasi agenda yang dapat disesuaikan, yang dapat membantu Anda menjadikan rapat Anda lebih autentik dan produktif. Karena kita sudah terbiasa dengan Canva, menggunakan situs ini tidak akan terlalu sulit bagi siapa pun.
asana
Apakah Anda mencari templat agenda rapat yang mencakup semua kebutuhan kantor Anda? Asana bisa menyelamatkanmu. Asana adalah situs web online gratis yang dapat menambah kehidupan rapat Anda dan menjadikannya lebih produktif dan menyenangkan.
Ini adalah situs web yang mudah digunakan dengan templat agenda rapat terbaik untuk Anda. Templat di situs ini mengurangi beban Anda karena templat ini mencakup semua topik penting dan poin yang harus didiskusikan rapat.
Dalam hal jenis, Asana menawarkan template dasar dan lanjutan. Di sini Anda dapat menemukan templat agenda rapat yang terstruktur dengan baik berdasarkan jenis rapat tertentu. Apakah Anda sedang mencari pertemuan kickoff proyek, pertemuan brainstorming tim, pertemuan seluruh perusahaan, atau jenis template lainnya, Asana dapat memudahkan pekerjaan Anda dalam hitungan detik.
Smartsheet
Smartsheet adalah situs web online gratis yang menawarkan beberapa templat agenda rapat. Situs ini menawarkan daftar yang terorganisasi dengan baik dan komprehensif, membuat pencarian Anda mudah dan lebih tahan lama.
Situs ini mencakup berbagai jenis templat agenda rapat seperti templat agenda rapat klasik, templat agenda konferensi, templat agenda rapat informal, templat agenda rapat dewan, dan banyak lagi.
Selain beberapa templat, Smartsheet adalah alat praktis untuk bisnis karena situs ini menawarkan banyak fitur tambahan seperti kolaborasi waktu nyata, alur kerja otomatis, visibilitas yang lebih baik, dan banyak lagi. Secara keseluruhan, Anda dapat menyimpulkan Smartsheet adalah asisten rapat yang sempurna.
Trello
Trello adalah situs web dan aplikasi yang populer dan tepercaya. Trello dianggap sebagai manajer proyek yang sempurna. Platform ini membantu Anda mengatur tugas, mengelola proyek, dan lainnya. Dalam hal template, Trello menawarkan berbagai template agenda rapat yang dapat dengan mudah digunakan dan disesuaikan.
Selain itu, Trello juga memungkinkan penggunanya mengunggah gambar dan dokumen untuk mengelola pekerjaan mereka dengan lebih efisien. Selain itu, Anda juga dapat berkolaborasi dengan anggota tim langsung dari situs untuk berbagi agenda rapat dan menyelamatkan Anda.
Miro
Menemukan satu platform untuk semua kebutuhan kantor Anda adalah buaian kucing. Tapi Miro memiliki semua fitur itu. Miro adalah situs web gratis dengan beberapa templat agenda rapat dan fitur lanjutan.
Template utama Miro adalah agenda rapat tim. Template ini mencakup semua data penting, yang nantinya dapat digunakan untuk membuat keputusan bijak terkait perusahaan. Templat agenda rapat tim dapat membantu Anda meninjau kemajuan, membagikan pembaruan proyek yang relevan, mengenali upaya individu, dan banyak lagi.
Templat agenda rapat tim dianggap sebagai templat yang penuh daya. Template ini dapat dengan mudah disesuaikan untuk departemen lain, seperti kampanye pemasaran, perencanaan sprint, dll.
Atlassia
Jika Anda mencari templat agenda rapat semua tangan yang produktif, pencarian Anda dapat diakhiri dengan situs berikut. Atlassian adalah situs web gratis yang menawarkan berbagai jenis templat agenda rapat. Tapi situs ini paling terkenal dengan templat agenda rapat serba bisa.
Pertemuan semua tangan dianggap sebagai salah satu pertemuan paling kritis dari setiap organisasi. Dengan mengingat hal ini, situs ini menawarkan kepada Anda template agenda pertemuan all-hand terbaik yang menyediakan format transparan dan menghubungkan.
Template dari Atlassian ini mencakup topik diskusi yang selalu ada di Atlassiany. Dari tujuan hingga menyoroti tim tertentu, template ini tidak akan mengecewakan rapat Anda dari istilah apa pun. Templat agenda pertemuan serba guna Atlassian menyediakan format agenda yang produktif dan menyeluruh yang harus dipilih setiap bisnis.
Kesimpulan
Rapat adalah bagian penting dari organisasi. Ini memungkinkan anggota tim mengetahui tujuan mereka, posisi saat ini, rencana, dan faktor perusahaan lainnya. Tapi apa gunanya menghabiskan berjam-jam dalam rapat jika peserta kembali dengan “Apa gunanya rapat ini?”
Hal itulah yang membuat sebuah perusahaan perlu menggunakan template agenda rapat. Hari ini di blog ini, kami berbicara tentang beberapa templat agenda rapat terbaik yang tidak hanya membuat rapat Anda produktif tetapi juga menambah kehidupannya.
Anda juga dapat menjelajahi beberapa aplikasi rapat standup jarak jauh teratas untuk Slack dan Teams.
