Perangkat lunak dokumentasi proses sangat penting bagi bisnis karena menyediakan peta jalan terstruktur bagi bisnis untuk menyederhanakan operasi mereka. Mendokumentasikan proses merupakan komponen penting dalam manajemen proyek karena dapat menjawab pertanyaan penting – Bagaimana hal-hal yang akan dilakukan?
Sebelumnya, manajer proyek akan mengandalkan pendekatan manual untuk membuat dokumentasi proses, namun sekarang mereka dapat beralih ke alat dokumentasi proses lengkap yang dengan terampil menyederhanakan seluruh proses.
Dalam panduan ini, kami telah mencantumkan perangkat lunak dokumentasi proses paling terkemuka yang tersedia, namun pertama-tama, mari kita pahami gagasan dokumentasi proses dengan cara yang lebih baik. Namun sebelum kita mulai, berikut adalah tabel praktis yang menampilkan perangkat lunak dokumentasi proses yang telah kami daftarkan.
Judul
Keterangan
Mengeksplorasi
Penulis
Alat AI untuk dokumentasi proses yang mudah dengan tangkapan layar.
dunia
Dokumentasi dan pemetaan proses yang skalabel dengan integrasi.
Dokumen360
Proses bisnis yang efisien dan manajemen perubahan.
Jalan Proses
Templat seret dan lepas, daftar periksa standar.
Heflo
Dukungan BPMN 2.0, unduh/ekspor, editor WYSIWYG.
Templat yang kaya, kolaborasi real-time, drag-and-drop.
Berbagi Aliran
Pelacakan dinamis, tangkapan layar, ekspor dalam berbagai format.
ProfProf
Impor dari Word/PDF, bantuan peka konteks, multimedia.
Jadi, bagaimana cara kerja perangkat lunak dokumen proses? Sederhananya, dokumen proses adalah panduan terperinci yang menjelaskan cara melakukan suatu tugas. Misalnya, ini menjelaskan prosedur lengkap mentransfer data Anda dari server lama ke media penyimpanan cloud.
Dokumen proses dapat berbentuk diagram alur, tutorial, atau sekadar kebijakan. Artinya dokumentasi proses adalah aktivitas mencatat atau mendokumentasikan proses langkah demi langkah dalam melakukan suatu tugas.
Dokumentasi proses terbukti bermanfaat bagi anggota tim, anggota baru, dan bahkan pelanggan ketika mereka perlu memahami cara melakukan pekerjaan tertentu.
Daftar isi
Bagaimana Anda mendokumentasikan suatu proses?
Prosedur dokumentasi proses dipecah menjadi langkah-langkah berikut:
- Pilih proses yang perlu Anda dokumentasikan dan pastikan tujuan serta ruang lingkupnya.
- Jelaskan batas-batas proses dan berikan jawaban atas pertanyaan seperti apa yang memulai proses dan kapan proses tersebut selesai.
- Sebutkan hasil proses dan tindakan yang perlu dilakukan setelahnya.
- Tentukan perangkat lunak dan peralatan yang diperlukan untuk melakukan proses. Ini bisa berkisar dari platform pengkodean hingga ruang penyimpanan cloud dan server.
- Pikirkan bagaimana proses tersebut akan berjalan. Anda dapat membuat proses langkah demi langkah dari tahap awal hingga akhir.
- Cantumkan nama pemangku kepentingan, pengambil keputusan, dan karyawan yang berperan dalam dokumentasi proses.
- Sekarang, transfer semua detail ke dalam sistem dokumentasi proses dan pastikan Anda tidak melewatkan apa pun.
Setelah Anda menyelesaikan hal di atas, kita sampai pada bagian sederhana karena Anda tidak dapat membaginya dengan anggota tim, yang nantinya dapat dengan mudah mengaksesnya.
Pentingnya mendokumentasikan proses bisnis
Mendokumentasikan proses bisnis menawarkan banyak manfaat dalam jangka panjang. Beberapa di antaranya yang terkenal adalah sebagai berikut:
- Proses bisnis yang koheren – Hilangkan ambiguitas proses sehingga karyawan dapat memberikan hasil yang diinginkan.
- Mengurangi kesalahan operasional – Menghilangkan inefisiensi dari operasi bisnis untuk meningkatkan budaya kerja.
- Memenuhi kepatuhan hukum – Menghindari tanggung jawab hukum di masa depan jika suatu prosedur salah ditangani tanpa disadari.
- Manajemen perubahan – Memastikan karyawan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan yang dilakukan pada proses bisnis yang ada.
- Minimalkan waktu pelatihan – Kurangi waktu orientasi bagi karyawan baru dengan memastikan mereka belajar dengan cepat.
- Tetapkan tugas – Pastikan setiap karyawan memiliki serangkaian tanggung jawab yang pasti sehingga alur kerja bisnis tidak terganggu.
Ketika prosesnya sudah dituangkan dalam format prosedural, maka karyawan akan lebih mudah mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan.
Apa itu perangkat lunak dokumentasi proses bisnis?
Tidak diragukan lagi, dokumentasi proses adalah tugas yang kompleks, dan ada kemungkinan terjadinya kesalahan manusia jika dilakukan secara manual. Pernyataan masalah ini mengarah pada pengenalan perangkat lunak dokumentasi proses, yang menyederhanakan proses bisnis pembuatan dokumen, menghilangkan ruang untuk kesalahan. Di bawah ini adalah beberapa kemungkinan manfaat yang ditawarkan oleh perangkat lunak dokumentasi proses.
- Alat online memungkinkan anggota tim mengakses semua dokumen proses bisnis dari tempat terpusat.
- Fitur penyimpanan cloud memungkinkan Anda mengakses dokumentasi proses saat bepergian, tidak seperti dokumen manual, yang hanya tersedia secara offline.
- Perangkat lunak ini memungkinkan Anda mengelola, memperbarui, dan berkolaborasi secara real-time.
- Dimungkinkan juga untuk mengakses analisis pengguna, yang selanjutnya membantu meningkatkan basis pengetahuan dan membuat keputusan yang tepat.
Selain itu, mencari informasi menjadi lebih mudah karena alat pencarian online memfasilitasi pencarian cepat untuk informasi atau panduan yang Anda perlukan.
Fitur yang harus dicari
Saat memilih perangkat lunak dokumentasi proses untuk bisnis Anda, periksa fitur berikut:
- Anda harus memastikan bahwa perangkat lunak tersebut menawarkan pengalaman pengguna yang menyenangkan bagi orang yang tidak terbiasa dengan alat tersebut.
- Platform ini harus mampu mewakili berbagai jenis data secara visual dan juga harus mendukung tautan dan bentuk media lainnya.
- Pastikan fitur dokumentasi proses memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi secara real-time.
- Dokumen proses harus dapat diekspor dalam berbagai format atau diunggah langsung ke platform berbeda.
- Perangkat lunak ini harus mendukung integrasi dengan satu atau lebih alat terkait bisnis yang saat ini digunakan oleh organisasi Anda agar informasi dapat digunakan kembali.
Karena itu, mari kita lihat beberapa perangkat lunak dokumentasi proses terbaik yang telah kami coba dan ingin kami rekomendasikan.
Penulis
Jika Anda sering menjawab pertanyaan berulang-ulang terkait penyelesaian tugas, kami punya solusi untuk Anda! Bertemu Penulismetode yang cepat dan mudah untuk mendokumentasikan dan berbagi proses terkait bisnis dalam hitungan detik.
Fitur:
- Dorong karyawan dan karyawan baru untuk segera memahami prosesnya.
- Memperkuat program pelatihan dengan mengotomatiskan dokumentasi proses dan pembuatan SOP.
- Serap konsistensi di seluruh proses organisasi dengan konten pelatihan sesuai permintaan.
- Otomatiskan proses pembuatan panduan pelatihan untuk meningkatkan pusat bantuan dan basis pengetahuan.
Scribe adalah alat berbasis AI untuk dengan cepat mengubah proses digital menjadi panduan langkah demi langkah tanpa mengeluarkan banyak tenaga. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengaktifkan perekam Scribe dan menelusuri seluruh proses. Dan lihatlah! Panduan langkah demi langkah Anda dibuat secara otomatis, bersama dengan tangkapan layar yang relevan terlampir!
dunia
Merek seperti Dell, Cisco, dan Deloitte mengandalkannya dunia, perangkat lunak dokumentasi dan pemetaan proses yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda memetakan informasi penting terkait bisnis. Mudah diskalakan, platform ini memungkinkan anggota tim terhubung dan mengoptimalkan proses bisnis menggunakan alat pemetaan bawaan.
Fitur
- Sematkan proses bisnis dan petakan ke dalam alat seperti Confluence, Coda, dan Notion.
- Integrasi Jira untuk meninjau proses bisnis, memetakan perjalanan pelanggan, dan melacak tindakan tertentu.
- Paket berbeda untuk manajemen proyek, pemetaan perjalanan pelanggan, dan pemetaan proses bisnis.
- Impor peta proses dengan mudah dari platform seperti Microsoft Visio, Draw.io, dan Lucidchart.
- Perpustakaan templat yang kaya untuk menawarkan pengalaman terbaik kepada pelanggan Anda dan memenuhi kebutuhan mereka.
Miro menawarkan alat seperti Diagram Alir, diagram BPMN, Pemetaan Aliran Nilai, dan Jalur Renang, yang membantu Anda menganalisis skenario tertentu dan meningkatkan pemanfaatan sumber daya.
Dengan cara ini, Anda dapat memvisualisasikan rencana bisnis dan mengkomunikasikan strategi dan transformasi secara efektif kepada anggota tim.
Dokumen360
Periksa Dokumen360, yang membantu memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik kepada lebih dari 10.000 pengguna di lebih dari 80 negara. Menawarkan prosedur operasi standar, platform ini memungkinkan Anda menyederhanakan berbagai proses bisnis untuk pemahaman yang lebih baik tentang karyawan Anda.
Fitur:
- Proses operasional untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang proses bisnis yang disetujui dan untuk menyebarkan kesadaran tentang peran dan tanggung jawab karyawan.
- Manajemen perubahan untuk transisi yang lancar dari proses bisnis lama ke proses bisnis baru.
- Modul pelatihan karyawan untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat secara efisien memahami pengetahuan dan meningkatkan kemampuan mereka.
Dengan Document360, Anda dapat memastikan bahwa proses bisnis jelas dan konsisten, yang secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas di seluruh organisasi Anda.
Jalan Proses
Dirancang untuk tim yang teliti, Jalan Proses adalah perangkat lunak dokumentasi proses populer yang menjamin peningkatan kinerja tim Anda. Alat intuitif ini berguna ketika Anda perlu mendokumentasikan semua proses inti organisasi sehingga semua karyawan tetap memiliki pemahaman yang sama.
Fitur:
- Seret dan lepas editor untuk membuat dan memperbarui templat dalam hitungan menit.
- Daftar periksa standar dengan fitur seperti penghentian tugas, persetujuan, dan tanggal jatuh tempo dinamis untuk melacak setiap proses dengan benar.
- Fitur pembaruan otomatis untuk memperbarui daftar periksa setelah perubahan dilakukan.
- Platform terpusat memungkinkan kolaborasi dan pencarian dokumen dengan mudah.
- Pengalaman pengguna yang disederhanakan untuk memberikan proses pelatihan yang lebih cepat.
Bisnis dapat memilih Process Street untuk mendokumentasikan semua jenis proses bisnis seperti alur kerja Git, pengaturan klien baru, orientasi karyawan, tugas harian dan mingguan, penyaringan kandidat, pembuatan faktur, dan proses audit internal.
Heflo
Menampilkan tata letak modern dan dirancang secara profesional, Heflo adalah alat dokumentasi proses bisnis yang memungkinkan Anda melakukan proses sehingga dokumen dihasilkan secara otomatis. Berkat Heflo, kolaborasi real-time untuk merancang proses bisnis kini dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik.
Fitur:
- Dukungan notasi BPMN 2.0.
- Unduh dokumentasi sebagai gambar atau ekspor ke platform lain.
- Editor WYSIWYG untuk memformat teks dan desain.
- Kategorikan proses ke dalam perpustakaan kueri dan proses dokumentasi ke dalam header item untuk identifikasi yang tepat.
- Tentukan aturan bisnis dan integrasi serta lakukan pengoptimalan dalam siklus BPM baru.
Anda bebas memodelkan, menganalisis, memetakan, mengoptimalkan, mengotomatisasi, dan mendokumentasikan proses bisnis dan mengunduhnya dalam berbagai format seperti PDF, Word, HTML, dan Excel atau mengekspornya dalam BPMN. Dengan fitur penyimpanan cloud Heflo, dokumentasi proses dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Sungguh
Sungguh, platform manajemen kerja menawarkan templat dokumentasi proses untuk menyederhanakan proses dokumentasi proses bisnis. Ini membantu mencatat proses bisnis yang dijalankan secara sistematis di organisasi Anda.
Fitur:
- Pustaka kaya templat yang dapat disesuaikan untuk menggambarkan berbagai proses, alur kerja tim, jalur renang, dan banyak lagi.
- Alat seret dan lepas untuk menjelaskan proses dokumentasi yang rumit dengan mudah.
- Impor laporan, tangkapan layar, dan gambar yang diperlukan untuk membuat dokumen proses yang komprehensif.
- Ekspor semua jenis data dari berbagai platform untuk memudahkan pengambilan dan analisis.
- Tautkan bentuk untuk membangun struktur navigasi di dalam dan di seluruh ruang kerja untuk menghilangkan inkonsistensi.
Memiliki kemampuan dokumentasi yang menarik, perangkat lunak ini menawarkan perpustakaan bentuk yang kaya dan alat diagram seperti diagram alur, peta aliran nilai, BPMN, peta proses, peta aktivitas, dan banyak lagi. Dengan Creately, kolaborasi real-time dimungkinkan, yang diperlukan untuk mendukung alur kerja tim lintas fungsi selama proses dokumentasi.
Berbagi Aliran
Memilih Berbagi Aliran untuk membuat dokumentasi proses dan demo yang menarik untuk semua aplikasi yang digunakan oleh organisasi Anda. Lebih dari 1.000 perusahaan telah membuat panduan mendalam untuk mengatur sesi pelatihan interaktif bagi karyawannya menggunakan alat ini.
Fitur:
- Mesin pelacakan dinamis untuk menangkap semua tindakan dan secara otomatis membentuk panduan.
- Tangkap layar dan tindakan seperti klik mouse serta pintasan.
- Buramkan semua data sensitif menggunakan alat bawaan.
- Secara otomatis menghasilkan deskripsi teks, termasuk nama elemen – tombol, menu, tab, dll.
- Pangkas tangkapan layar dan gambar secara massal untuk menghindari tugas yang berlebihan.
- Ekspor ke format seperti PDF, PPTX, DOCX, HTML, Demo Interaktif, PNG, RPA, SCORM, xAPI, dll.
FlowShare tidak hanya akan menghemat waktu dan mengurangi kesalahan yang terjadi karena proses manual, namun juga memungkinkan organisasi Anda menyesuaikan prosedur dokumentasi standar. Aplikasi ini memungkinkan Anda dengan cepat mengubah dokumentasi yang ada tanpa harus mengambilnya kembali.
ProfProf
Disukai oleh Dell, Sony, Cisco, dan perusahaan terkemuka lainnya, ProfProf adalah perangkat lunak dokumentasi proses yang memungkinkan Anda mengimpor file untuk membuat dokumen dengan cepat dan, jika diperlukan, membuat dokumentasi langsung dari awal.
Fitur
- Impor konten dari dokumen Word atau PDF langsung ke dalam dokumen
- Bantuan peka konteks untuk pemahaman holistik tentang jargon teknis
- Sertakan tooltips, pop-up, dan light box untuk memberikan informasi tambahan
- Tambahkan gambar, video, dan infografis untuk penjelasan proses bisnis yang lebih baik
- Perpustakaan kaya font, desain, dan tema untuk estetika dan branding.
Platform ProProfs memungkinkan Anda menambahkan gambar dan video untuk penjelasan proses yang lebih baik kepada karyawan dan pelanggan Anda. Dilengkapi dengan editor WYSIWYG yang memungkinkan Anda memilih dari berbagai opsi gaya dan pemformatan teks.
Kata-kata terakhir
Mendokumentasikan berbagai proses yang sedang berlangsung di organisasi Anda sangat penting untuk menghindari inkonsistensi dalam menjalankan operasi dan untuk menyajikan peta jalan bagi karyawan dan pelanggan Anda. Namun yang lebih penting adalah memilih perangkat lunak terbaik untuk membuat dokumentasi bagi perusahaan Anda, karena dengan perangkat lunak manajemen proses yang tepat, Anda akan melihat peningkatan pertumbuhan bisnis.
Platform yang tercantum dalam panduan ini telah kami coba dan uji dan terbukti cukup berguna. Namun, pilihan ideal untuk organisasi Anda hanya bergantung pada kebutuhan pribadi Anda.
Selanjutnya, perangkat lunak otomatisasi dokumen untuk menghemat jam kerja.
