Jika Anda adalah agen yang bekerja dengan klien, Anda sangat menyadari kerumitan proses penagihan.
Mulai dari membuat kutipan, mengirimkannya untuk persetujuan, dan sebagainya. Semua langkah finansial ini menghabiskan banyak waktu Anda.
Untuk menghemat waktu dan tenaga serta merampingkan proses penagihan, Anda memerlukan sistem perangkat lunak manajemen penawaran yang menangani berbagai hal di satu tempat.
Di blog ini, Anda akan mempelajari apa sebenarnya Perangkat Lunak Manajemen Kutipan dan apa saja perangkat lunak kutipan teratas yang tersedia di pasar.
Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Penawaran?
Perangkat Lunak Manajemen Kutipan memungkinkan Anda menyiapkan proposal bisnis dan merespons permintaan tawaran dengan cepat. Dengan bantuan perangkat lunak ini, Anda dapat mengotomatiskan penulisan proposal, menambahkan kolom kutipan dengan nilai dari CRM, dan memproses penagihan lebih cepat.
Mari kita lihat dengan cara ini.
Proses penawaran adalah titik kontak pertama antara bisnis Anda dan klien potensial di luar percakapan pemasaran dan penjualan. Kutipan akurat dan lengkap yang disampaikan dalam proposal profesional akan membantu Anda memberikan kesan yang baik.
Alih-alih berkomunikasi melalui email dan menetapkan harga dengan klien, platform manajemen harga memungkinkan semua percakapan di satu tempat untuk semua orang – pemilik perusahaan, eksekutif penjualan, dan klien.
Mari kita lihat beberapa fitur penting yang harus Anda cari dalam perangkat lunak manajemen penawaran.
Fitur Perangkat Lunak Manajemen Penawaran
#1. Template Bisnis Profesional
Kutipan yang lengkap dan akurat dalam proposal yang terlihat profesional akan memberikan kesan pertama yang baik. Perangkat Lunak Manajemen Kutipan menawarkan templat untuk disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan membuat dokumen yang terlihat profesional.
#2. Otomatisasi Alur Kerja
Isi kutipan dengan mudah dari perangkat lunak akuntansi Anda dengan informasi produk dan harga terkini.
#3. Mengurangi Kesalahan Manusia
Kemungkinan membuat kesalahan dalam kutipan yang dibuat secara manual lebih tinggi dibandingkan dengan kutipan otomatis yang dibuat oleh alat ini.
#4. Upselling
Anda dapat menambahkan opsi upsell yang mendetail dan mudah diakses dalam tanda kutip.
#5. Visibilitas Siklus Penjualan
Dapatkan pemberitahuan saat klien melihat penawaran Anda untuk tindak lanjut tepat waktu dan diskusikan hal-hal di dalam platform dengan mudah.
#6. Siklus Pembayaran Otomatis
Dengan perangkat lunak manajemen penawaran, Anda tidak perlu menaikkan faktur berulang secara manual untuk pembayaran.
Sekarang setelah Anda memiliki ide bagus tentang fitur-fiturnya, saatnya untuk memeriksa beberapa perangkat lunak manajemen penawaran dan faktur terbaik yang diberi peringkat berdasarkan popularitasnya.
Mari kita mulai.
SuperOps.ai
SuperOps.ai adalah platform otomatisasi layanan profesional (PSA) yang membantu bisnis menjalankan operasinya dengan lancar. Ini memiliki fitur manajemen penawaran bawaan yang memastikan penawaran Anda mencapai kotak masuk klien Anda hanya dengan beberapa klik.
Anda dapat membuat penawaran dengan semua item layanan dan mengirimkannya ke klien Anda dengan tautan ke penawaran tersebut. Menggunakan tautan bersama atau portal, klien Anda dapat dengan mudah menyetujui atau menolak penawaran, menyederhanakan prosesnya. Klien bahkan dapat menambahkan komentar saat mereka menyetujui atau menolak penawaran, memungkinkan konteks yang lebih besar dan kebingungan yang lebih sedikit.
Dengan percakapan tertaut penawaran SuperOps, Anda dapat mendiskusikan dan menambahkan percakapan dengan klien Anda di samping penawaran. Dengan cara ini, Anda mengakhiri utas panjang email di luar platform untuk membahas penawaran yang sama yang telah disepakati.
Skor
Scoro adalah platform yang mudah digunakan untuk berkolaborasi dalam kutipan proyek, penagihan, dan melacak semuanya di satu tempat. Ini membantu tim Anda berkolaborasi dalam tugas proyek untuk memiliki pandangan yang jelas tentang tugas yang tertunda dan selesai. Anda dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan menagih sesuai dengan klien Anda.
Scoro menyederhanakan proses penawaran Anda dengan membuat penawaran siap pakai untuk layanan yang ditentukan sebelumnya, profil klien tersegmentasi, dan kartu tarif multi-mata uang. Selanjutnya, Anda dapat menyesuaikan faktur ini berdasarkan perintah kerja dan mengubah dokumen standar menjadi format PDF yang dipersonalisasi dengan sekali klik. Anda bahkan dapat melacak penjualan tim Anda dan menetapkan target penjualan menggunakan dasbor yang dapat disesuaikan.
Sama seperti banyak alat manajemen proyek, Scoro juga berbagi integrasi dengan lebih dari 1000+ alat melalui Zapier. Beberapa integrasi Scoro mencakup alat manajemen proyek seperti Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp, dan lainnya. Ini juga mudah diintegrasikan dengan Slack, Gmail, dan Kalender Google untuk menjaga segala sesuatunya tetap dalam lingkaran komunikasi.
Bitrix24
Bitrix24 adalah perangkat lunak kolaborasi terpadu yang menangani berbagai aspek manajemen, kolaborasi, dan komunikasi tim. Ini adalah solusi berbasis web untuk berbagai operasi perusahaan dalam satu platform, menghilangkan kebutuhan akan beberapa alat SaaS. Beberapa solusinya termasuk manajemen proyek, berbagi file, manajemen penjualan, kontak, email, dan banyak lagi.
Dengan Bitrix24, Anda dapat membuat kuotasi tak terbatas dan mengintegrasikan platform seperti PayPal untuk menerima pembayaran online. Arsitekturnya berbasis cloud, dan sifat sumber terbukanya membuatnya bebas stres untuk mendaftar dan membuat faktur untuk klien Anda. Bitrix24 juga berbagi integrasi dengan aplikasi akuntansi seperti Xero, membuatnya nyaman untuk interaksi klien.
Setelah Anda mendaftar di Bitrix24, Anda akan melihat banyak opsi selain alat faktur. Anda dapat menggunakan opsi ini untuk berkolaborasi dengan berbagai departemen di perusahaan Anda, seperti pemasaran dan penjualan, manajemen SDM, dll., dengan alat manajemen kutipan dan faktur. Dipercaya oleh sejuta perusahaan dan memiliki solusi seluler yang berfungsi di ponsel cerdas atau tablet Anda, baik Android, iPhone, atau iPad.
Itarian
ITarian adalah platform manajemen TI untuk bisnis yang menawarkan layanan penanganan tiket, manajemen alur kerja jarak jauh, desktop jarak jauh, dan keamanan titik akhir.
ITarian menawarkan fitur pengelola kutipan yang membantu menyederhanakan proses pembuatan kutipan yang disempurnakan. Kutipan ini terintegrasi dengan CRM sehingga perwakilan penjualan Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk membangun hubungan pelanggan.
Ini memiliki template kutipan profesional yang dibuat sebelumnya yang mempercepat siklus penyelesaian penjualan Anda. Anda juga memiliki kemampuan untuk secara otomatis mengisi kutipan dengan kolom dari distributor.
Titik Hub
Hubspot adalah salah satu platform pemasaran paling populer. Ini adalah alat CRM yang memungkinkan Anda mengirim email dan merekam respons pelanggan di dasbor secara gratis. Orang-orang menggunakan Hubspot karena antarmuka sistem manajemen kontennya yang mudah, yang menghasilkan formulir yang dapat disematkan sebagai keikutsertaan email atau digunakan di halaman arahan.
Tidak banyak orang yang tahu bahwa Hubspot memiliki perangkat lunak kutipan dari layanan pusat penjualannya. Menggunakan alat manajemen kutipan Hubspot, Anda dapat membuat kutipan bermerek dalam hitungan menit. Anda dapat merancang penawaran penjualan yang cocok dengan merek perusahaan Anda dalam beberapa detik setelah menerima permintaan — memastikan Anda tetap segar di benak pembeli.
Alat CRM juga membantu Anda mengumpulkan tanda tangan elektronik dalam penawaran Anda dan mengelola semua pembayaran yang diterima di tempat yang sama di mana Anda mengelola transaksi. Kutipan penjualan dari HubSpot akan secara otomatis menarik semua kontak dan informasi produk yang terkait dengan catatan kesepakatan, menghemat banyak pekerjaan pengetikan manual.
Onpipeline
Onpipeline adalah CRM berbasis cloud yang membantu perusahaan meningkatkan hubungan pelanggan. Perangkat lunak memudahkan tim penjualan untuk mengelola kontak, kesepakatan, aktivitas, otomatisasi, dan seluruh proses penjualan dari mana saja.
Persetujuan kutipan menyimpan semua kutipan Anda dalam draf yang ditetapkan untuk persetujuan dari manajemen, terlepas dari status persetujuannya. Hanya dengan satu klik, Anda dapat dengan cepat dan mudah mengirimkan penawaran langsung dari Onpipeline setelah penawaran selesai dan siap dikirim ke pelanggan.
Menggunakan Onpipeline, pengguna memiliki opsi untuk menambahkan item dari daftar harga yang telah dibuat sebelumnya atau membuat item khusus tanpa harus melihat daftar harga. Dengan cara ini, bisnis dapat menciptakan penawaran yang lebih efisien dan efektif, menghemat waktu dan uang.
Kutipan
Quoter adalah alat yang intuitif dan mudah digunakan yang mempercepat pembuatan kutipan. Ini adalah perangkat lunak berbasis cloud yang dapat diakses oleh seluruh tim Anda tanpa harus membeli banyak lisensi. Anda mendapatkan akses ke banyak template siap pakai yang dapat dikonfigurasi oleh tim Anda saat dalam perjalanan dan mengirim penawaran lebih cepat.
Salah satu fitur yang paling khas adalah integrasi Quoter dengan platform pihak ketiga dan alat SaaS. Beberapa integrasi alur kerjanya yang populer termasuk Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Pajak Avalara, Zoho, dan sebagainya. Menjadi perangkat lunak kutipan, ia berbagi integrasi akuntansi penting dengan FreshBooks Classic, QuickBooks Online, dan Xero.
Pembayaran kutipan berulang dapat ditangani dengan lancar di Quoter. Setelah Anda mengintegrasikannya dengan perangkat lunak akuntansi Anda, Anda dapat memilih gateway pembayaran untuk memproses pembayaran berulang secara otomatis. Quoter juga memiliki fitur untuk menyetel pengingat email kepada klien untuk penawaran yang tertunda.
PandaDoc
PandaDoc adalah perangkat lunak manajemen kontrak e-niaga yang menyederhanakan tugas manajemen kutipan seperti membuat faktur, mendapatkan tanda tangan dari klien, dan mendapatkan persetujuan dari manajer, semuanya dalam satu platform. Muncul dengan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum membuatnya sesuai dengan GDPR dan mengunci informasi hukum untuk mencegah kesalahan data.
Perangkat lunak manajemen Proposalnya dirancang untuk membantu perusahaan meningkatkan efisiensi tim penjualan mereka dengan otomatisasi pembuatan kontrak. Anda dapat menghasilkan kutipan penjualan dan faktur dalam hitungan menit. Selanjutnya, Anda dapat dengan mudah mengedit deskripsi produk dan deskripsi tugas, mengedit kuantitas dan jumlah, serta menambahkan gambar.
PandaDoc menawarkan 750+ templat faktur di galeri templat PandaDoc mereka, sehingga menghemat banyak waktu dan upaya desain. Anda dapat mengirimkan penawaran kepada klien, dan mereka dapat membayar melalui Stripe dan kartu kredit. Kemudian, Anda dapat menyiapkan pengingat tindak lanjut untuk pembayaran pelanggan setelah Anda selesai menagihnya.
Kata Akhir
Berurusan dengan pembayaran klien adalah aktivitas bertanggung jawab yang tidak dapat Anda abaikan. Pemilik bisnis tahu itu memakan, namun tim penjualan menghabiskan waktu mereka yang berharga untuk membuat kutipan.
Perangkat lunak manajemen kutipan, jika diperkenalkan dalam proses, menyelesaikan sebagian besar masalah dan menghemat banyak waktu untuk tim penjualan sehingga mereka dapat lebih fokus untuk menghasilkan penjualan.
Terakhir, membuat faktur sangat penting, dan memulai eksperimen dengan platform ini hanya akan memengaruhi bisnis Anda secara positif.
Selanjutnya, periksa kalkulator penawaran harga khusus.
