Salah satu aspek terpenting dalam menjalankan bisnis yang sukses adalah memastikan bahwa semua bagiannya selaras satu sama lain. Agar bagian-bagian ini tetap bergerak dan sinkron, bisnis harus memiliki serangkaian prosedur bagi karyawan mereka untuk melakukan tugas rutin atau tugas standar apa pun.
Bisnis tanpa kumpulan dokumentasi atau prosedur yang tepat kemungkinan besar akan runtuh dan menghadapi kesengsaraan tenggat waktu!
Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur mobil perlu melakukan berbagai pemeriksaan dan pengujian rutin serta penyempurnaan untuk menghasilkan efisiensi maksimum.
Dan disitulah standar operasional prosedur (SOP) masuk.
Jangan bingung antara SOP dengan buku peraturan karyawan atau prosedur alur kerja. Sebaliknya, SOP memberikan panduan langkah demi langkah untuk melakukan tugas guna meningkatkan efisiensi dan mengurangi ambiguitas organisasi.
Meskipun tujuan SOP tetap utuh, pola dan langkah-langkahnya berbeda tergantung pada ukuran organisasi dan industrinya. Itu sebabnya kami telah membuat daftar template SOP terbaik untuk bisnis dari semua ukuran.
Daftar isi
Mengapa SOP Penting?
SOP adalah tulang punggung alur kerja yang efisien dalam suatu organisasi. SOP yang terperinci bertindak sebagai instruksi tetap bagi karyawan dan menetapkan harapan mereka.
Mari selami lebih dalam manfaat SOP:
#1. Orientasi yang Ditingkatkan
Banyak organisasi menggunakan SOP untuk mempercepat dan meningkatkan proses orientasi. Sejak hari pertama, karyawan diwarisi dengan prosedur yang kuat dan terperinci untuk melakukan tugas rutin mereka.
Ini menghasilkan produktivitas yang lebih baik dan membantu pemimpin tim dan manajer menilai setiap karyawan baru mereka.
#2. Menjaga Konsistensi Organisasi
Pernyataan prosedur yang seragam memperhitungkan konsistensi organisasi dan menjaga semua anggota tim dan karyawan pada halaman yang sama.
Ketika masing-masing karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang kepada siapa mereka harus melapor dan langkah apa yang harus mereka ambil selanjutnya secara hierarkis, kecil kemungkinan hal-hal akan berjalan ke arah yang salah.
#3. Pemahaman tentang Praktik Terbaik
Pengulangan dan revisi tugas yang ditulis dalam dokumen memberikan pemahaman yang lebih baik tentang praktik terbaik dari tugas rutin di suatu departemen.
Meskipun SOP hanyalah saran, mereka dapat berubah menjadi panduan langkah demi langkah yang memberikan wawasan mendalam tentang bagaimana suatu tugas harus dilakukan yang menyesuaikan dengan kebutuhan pemangku kepentingan.
#4. Hemat Pelatihan
SOP dapat menghemat ribuan, bahkan jutaan, bagi organisasi. Biaya pelatihan karyawan lama maupun baru dapat diminimalkan dengan memasukkan template SOP ke dalam perangkat pelatihan mereka.
Selain itu, perubahan signifikan atau kecil dalam organisasi, seperti pensiun, promosi, atau pengunduran diri, tidak boleh memengaruhi alur kerja. SOP menetapkan proses standar untuk tugas-tugas yang telah dilakukan karyawan dalam beberapa tahun terakhir.
#5. Menjaga Kualitas Kerja
Untuk menghindari cegukan awal, SOP terbukti menjadi penyelamat. Setiap kali karyawan yang ada keluar dan karyawan baru bergabung, SOP meminta pertanggungjawaban setiap individu atas tugas yang perlu mereka lakukan dan jalur apa yang harus mereka ambil untuk mencapai efisiensi maksimum.
Bagaimana Membuat Prosedur Operasi Standar?
Membuat SOP yang terperinci dan jelas mungkin memakan waktu dan tidak mudah. Ada sejumlah faktor yang perlu dipertimbangkan saat menyusun SOP untuk organisasi Anda.
Berikut adalah langkah-langkah yang terlibat dalam membuat prosedur operasi standar:
- Identifikasi tujuan dan tugas: Tuliskan tujuan pembuatan SOP dan tugas apa yang ingin Anda capai dengan menggunakan ini. Jika Anda tidak memiliki proses sehari-hari, pastikan untuk melibatkan pemangku kepentingan dan peran yang bertanggung jawab untuk itu.
- Kenali audiens Anda: Pilih audiens saat Anda selangkah lebih maju untuk menulis dokumentasi Anda. Jika Anda sedang menulis SOP untuk audiens yang membutuhkan bantuan 24/7, sangat penting untuk membuat dokumentasi sedemikian rupa sehingga orang dapat dengan mudah mengambil alih.
- Tentukan struktur SOP: Langkah selanjutnya adalah mewujudkan ide. Namun sebelum Anda menulis SOP ini, pilih struktur, bahasa, dan nada suara SOP Anda yang selaras dengan merek dan industri Anda.
- Pilih template yang tepat: Meskipun Anda selalu dapat memulai dari awal, ada banyak sekali template SOP yang dibuat untuk setiap industri atau ceruk mikro. Templat SOP mempercepat proses penulisan dan memastikannya mematuhi norma standar.
- Perbarui SOP Anda: Penting juga untuk memperbarui SOP karena prosesnya berubah dari waktu ke waktu. Meskipun pembaruan manual memerlukan waktu, Anda dapat menggunakan perangkat lunak otomatis atau SOP untuk menyimpan dan memperbarui SOP Anda.
Menulis SOP mungkin tampak menggoda dari langkah-langkah di atas. Ini menjadi lebih menarik ketika Anda memiliki template siap pakai untuk itu. Di bawah ini, kami telah membagikan Templat SOP (Prosedur Operasi Standar) yang paling dapat ditindaklanjuti untuk bisnis yang mendukung berbagai kasus penggunaan.
Smartsheet
Smartsheet menawarkan berbagai macam template SOP, termasuk berbagai kasus penggunaan seperti operasi helpdesk, SOP hotel dan tamu, SOP gudang, dan bahkan SOP layanan pembersihan sanitasi.
Masing-masing SOP ini dirancang sesuai dengan standar industri dan proses yang akan dilakukan sebagian besar tim untuk memaksimalkan efisiensi.
Saya sangat suka Templat Prosedur Operasi Standar TI oleh Smartsheet. Templat berikut menetapkan setiap langkah dan mengelola bagan alur operasi TI. Ini adalah prasyarat untuk memahami kepatuhan terhadap aturan dan peraturan.
Templat operasi TI Smartsheet
Templat ini tersedia dalam format Word dan menyiapkan pengingat untuk melakukan tugas rutin yang juga mencakup pemecahan masalah dokumen, peristiwa keamanan, dan prosedur penyiapan, serta membuat diagram prosedur dan pemeliharaan terjadwal.
Klik Naik
Template SOP oleh Klik Naik skimmable dan menarik dan mencakup setiap detail yang harus dimiliki SOP standar Anda. Template ClickUp ramah pengguna dan cukup cepat untuk diterapkan ke dalam prosedur standar Anda.
Ada lebih dari 15 kasus penggunaan yang didukungnya, termasuk penjualan, dukungan, SDM, keuangan, TI, desain, dan yang lainnya.
Salah satu favorit saya adalah template HR SOP. Alih-alih menggunakan Excel tradisional atau pembaruan manual, template SOP yang menawan ini membuat daftar periksa untuk semua tugas. Itu meletakkan dasar untuk mengotomatiskan tugas yang berulang.
Templat SOP SDM oleh ClickUp
Templat ini mencantumkan semua tanggung jawab departemen SDM, mulai dari onboarding hingga rekrutmen dan offboarding hingga tugas rutin lainnya.
Guru
SOP yang dapat dicerna namun terperinci bagi tim untuk merampingkan proses internal mereka dan mengidentifikasi masalah yang dipecahkannya. Bahkan, saya menemukan masing-masing Templat SOP oleh Guru cepat beradaptasi dan skimmable yang biasa bahkan untuk pemula.
Template dimulai dengan tujuan tugas dan konteks pembuatan SOP. Lipatan kedua dari bagian ini mencakup ‘Cara Memproses’, yang terlihat seperti panduan langkah demi langkah yang mendetail.
Guru menyertakan berbagai template SOP, termasuk dokumentasi produk, pedoman merek, manajemen perubahan, orientasi karyawan, dll. Anda dapat melihat daftar template Di Sini.
Templat prosedur operasi standar Guru
Scribehow
Berikutnya dalam daftar adalah templat standar yang dapat dicerna oleh Scribehow. SOP mereka menjamin konsistensi dan kualitas dalam operasi untuk memastikan tim Anda mematuhi persyaratan peraturan dan hukum.
Jika Anda ingin membuat template yang mudah dibaca, template SOP Scribehow adalah pilihan yang tepat untuk memulai.
Templat SOP Scribehow
Template dimulai dengan Judul, diikuti dengan versi dan tanggal efektif versi. Daftar isi membuatnya sangat mudah untuk melompat ke salah satu bagian.
Setelah menggulir lebih lanjut, pengguna bisa mendapatkan detail tugas, termasuk tujuan, ruang lingkup dokumen, dan tanggung jawab. Selanjutnya, template menyertakan proses How-to, yang dipecah menjadi sub-langkah sederhana.
Bagian terbaik? Scribehow juga menyertakan detail untuk setiap revisi bersama dengan tanggal persetujuan dan riwayat versi.
Proses.st
Proses.st adalah platform bertenaga AI yang menawarkan perangkat lunak SOP serta perpustakaan template yang sangat besar. Platform memberi Anda dua jenis templat; yang pertama membuat prosedur Anda dari awal dan yang kedua membuat prosedur manual.
Struktur template standar mereka lebih detail dan deskriptif dibandingkan dengan Scribe. Sebagian besar template ini dirancang dengan mempertimbangkan sistem manajemen kualitas standar ISO.
Process.st menawarkan 50+ template gratis dan dapat diunduh yang dapat ditambahkan ke akun atau diunduh secara gratis dalam format PDF. Anda dapat menelusuri template berdasarkan kategori seperti pemasaran konten, orientasi karyawan dan klien, bisnis, konstruksi, keamanan, TI, operasi, dan lainnya.
TemplateLAB
TemplateLAB memiliki berbagai macam template SOP dalam format Word yang dapat diunduh. Mereka memiliki template SOP untuk proses Bisnis, manajemen hukum, SDM, dan real estat, serta untuk perusahaan seni dan media.
Bagian terbaiknya adalah template SOP ini mudah diedit dan tidak meninggalkan tugas apa pun tanpa pengawasan. Yang paling saya sukai dari TemplateLAB adalah desainnya yang sederhana, namun berhasil mencakup setiap detail yang ingin Anda sertakan dalam SOP Anda.
Misalnya, SOP untuk lokasi penelitian ini mencakup singkatan dan definisi proses yang terlibat. Saat Anda menggulir ke bawah, daftar periksa tugas rutin memiliki prinsip, sampel, peralatan, reagen dan larutan, kontrol kualitas, dan pengelolaan limbah.
Templat SOP oleh Templatelab
Jotform
Jotform adalah pembuat formulir online yang mencakup berbagai kasus penggunaan untuk rencana bisnis dan SOP. Jotform menawarkan segalanya langsung dari halaman SOP mereka; yaitu, Anda tidak perlu mengunduh dan mengedit SOP dalam format Word atau PDF.
Saat Anda membuka situs mereka, template SOP ditampilkan dalam bentuk kuesioner yang dapat Anda isi dan kirimkan template untuk ditinjau kepada pemangku kepentingan.
Setelah disetujui, SOP dapat diunduh dalam format PDF.
Templat SOP Jotform
Yang saya sukai dari Jotform adalah elemennya yang dapat disesuaikan yang dapat Anda tambahkan atau hapus dari template SOP. Anda juga dapat menambah atau menghapus halaman untuk menambahkan lebih banyak detail ke SOP.
Gagasan
Gagasan memiliki template SOP terperinci yang dirancang untuk usaha kecil. Namun, tidak ada templat siap pakai untuk industri tertentu. Hanya ada satu templat standar yang dapat Anda gunakan dan edit untuk tim Anda.
Meskipun mereka tidak memiliki kategorisasi dan berbagai macam template, Anda dapat menggunakannya untuk membuat SOP yang mudah dicerna dan cepat dibaca.
Lipatan pertama template menyertakan judul prosedur dan tanggal pembuatan, bersama dengan departemen yang membuatnya. Selanjutnya, tambahkan konteks secara manual atau sematkan tautan dalam bentuk PDF, Google Drive, atau Maps dan sertakan tautan untuk semua dokumen yang relevan.
Anda juga dapat menambahkan terminologi khusus industri dan menyusun proses secara bertahap. Bagian terbaik? Anda dapat menurunkan langkah-langkahnya dengan menyematkan video dari Loom atau Miro.
Anda juga dapat memberi tag atau menambahkan nama orang yang bertanggung jawab atas tugas di setiap langkah.
Kipwise
Kipwise Templat SOP dirancang untuk tim pemasaran dan penjualan, operasi, dukungan pelanggan, dan untuk tim SDM. Templat standar ini mengikuti struktur yang sama seperti kebanyakan templat.
Saat mendaftar, Anda dapat mengedit template langsung dari platform. Penulis dapat menambah atau menghapus tugas yang sesuai. Anda juga dapat menyertakan tautan yang relevan dan terkait, seperti tautan rapat, sumber daya, dan panduan untuk merampingkan alur kerja.
Pikiran Akhir
Templat SOP dapat menghilangkan keresahan selama berjam-jam. Template SOP yang fleksibel memerlukan sedikit pengeditan dan penyesuaian untuk membuat dokumentasi yang membuat tugas rutin menjadi menarik dan cepat diingat.
Telusuri template gratis ini dan terapkan yang terbaik untuk memberdayakan tim Anda.
Selanjutnya, periksa templat manajemen proyek Notion untuk mengubah alur kerja Anda.
