Apa itu dan Bagaimana Cara Kerjanya

Untuk mengimbangi skenario yang berkembang, peningkatan proses bisnis (BPI) sangat penting untuk setiap organisasi.

Setiap perusahaan harus berurusan dengan ratusan proses bisnis. Tidak ada pengusaha yang dapat menyebut proses ini 100% sangat mudah, karena selalu ada beberapa hambatan yang menghabiskan waktu dan uang mereka.

Mengoptimalkan atau meningkatkan proses bisnis ini dapat membantu menghilangkan masalah yang menyebabkan ketidaknyamanan bagi tim atau pelanggan Anda. Mari kita lihat bagaimana peningkatan proses bisnis bekerja dan bagaimana hal itu membantu bisnis Anda berkembang.

Apa itu Perbaikan Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah tugas yang Anda lakukan untuk menjalankan bisnis Anda. Anda perlu meningkatkan proses ini agar tetap kuat di dunia yang kompetitif ini. Jadi, peningkatan proses bisnis berarti terus mengoptimalkan proses bisnis untuk produktivitas dan efektivitas yang lebih besar.

Proses bisnis suatu perusahaan melibatkan tiga jenis kegiatan:

  • Tugas Operasional: Tugas berulang yang perlu dilakukan perusahaan setiap hari, seperti manufaktur, logistik, dan pelaporan.
  • Tugas Manajerial: Tugas ini meliputi penganggaran, administrasi, dan pengembangan SDM.
  • Tugas Pendukung: Tugas yang tersisa termasuk dalam kategori ini, seperti dukungan teknis, perekrutan, akuntansi, dll.

Semua tugas yang termasuk dalam kategori ini harus melalui evaluasi dan koreksi rutin untuk mencegah inefisiensi. Melalui BPI, perusahaan dapat terus melakukan perubahan positif terhadap operasional tersebut sesuai masukan dari pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Perbaikan ini memperkenalkan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menghilangkan kekurangan dari proses saat ini. Dalam kedua kasus, tujuannya adalah untuk merampingkan proses.

Pentingnya Perbaikan Proses Bisnis

Apa pun industri yang dimiliki organisasi Anda, Anda perlu beradaptasi dengan perubahan untuk bertahan dalam persaingan. Peningkatan proses bisnis memungkinkan Anda melakukan perubahan itu.

Selama proses ini, perusahaan dapat menentukan area yang memerlukan perbaikan dan menemukan ketidakefisienan yang perlu dihilangkan. Ini membantu organisasi untuk memahami sistem dan berkembang sesuai standar industri saat ini.

  7 Cara Memperbaikinya

Selain itu, ini menawarkan pandangan baru tentang proses bisnis Anda untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, hubungan klien, dan pengembangan keterampilan.

Bagaimana Cara Kerja Peningkatan Proses Bisnis?

#1. Pilih Proses

Pertama, Anda perlu menentukan area atau proses yang perlu diperbaiki. Sementara banyak proses bisnis berlangsung di perusahaan, Anda dapat memprioritaskan proses berulang untuk perbaikan.

#2. Masalah Proses Peta

Fokus pada proses yang dipilih untuk mengidentifikasi masalah yang perlu dihilangkan. Pemetaan berarti memvisualisasikan keseluruhan operasi dan mencari tahu hambatannya.

#3. Menganalisis Proses Bisnis

Sekarang, Anda perlu menganalisis poin rasa sakit untuk menemukan masalah yang dapat diperbaiki. Anda dapat mengajukan pertanyaan terkait kepada orang yang bertanggung jawab untuk mendapatkan jawabannya.

#4. Mendesain ulang Proses

Pada tahap ini, Anda perlu mendesain ulang proses agar lebih baik. Gunakan metodologi yang paling cocok untuk menghilangkan masalah yang teridentifikasi dan membuat proses Anda lebih efisien.

#5. Dapatkan Sumber Daya

Untuk segala jenis perbaikan dalam proses bisnis, perusahaan perlu mengamankan sumber daya yang diperlukan. Itu bisa mendapatkan perangkat lunak, perangkat keras, atau tenaga kerja baru. Untuk semua ini, dapatkan persetujuan dari manajemen.

#6. Uji Proses Baru

Sebelum menerapkan sistem BPI di organisasi Anda, pengujian adalah proses wajib. Periksa setiap langkah alur kerja agar Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting. Jika Anda memerlukan perubahan, ini adalah langkah untuk melakukannya.

#7. Menerapkan Metode

Setelah pengujian yang berhasil dan persetujuan manajemen, saatnya menerapkan metodologi untuk perbaikan proses bisnis. Anda dapat memulai dalam skala kecil dan memperluas cakupan untuk hasil yang lebih baik.

#8. Tinjau dan Perbaiki

Pekerjaan Anda tidak berakhir dengan fase implementasi. Anda perlu terus memantau apakah metode baru meningkatkan proses Anda atau tidak. Penyempurnaan terkadang diperlukan, dan Anda harus menerapkannya sesuai kebutuhan.

Metode Peningkatan Proses Bisnis

Bergantung pada proses bisnis dan industri Anda, Anda dapat memilih metodologi berikut untuk BPI.

#1. Metodologi Agile

Metodologi ini membebaskan proyek dari tenggat waktu yang ketat dan memungkinkan Anda memasukkan lebih banyak iterasi. Berdasarkan umpan balik tim dan klien, Agile memungkinkan Anda memperbaiki masalah yang disorot. Hal ini juga meningkatkan komunikasi dan kerjasama di antara semua pihak.

#2. Manufaktur Lean

Tujuan dari metodologi ini adalah untuk menghilangkan limbah dan dengan demikian mengurangi biaya. Selain industri manufaktur, yang lain juga dapat menerapkan prinsip-prinsip intinya. Di sini, tim perlu memahami persepsi pembeli untuk menghilangkan pemborosan dan redundansi.

#3. Enam Sigma

Pendekatan populer ini dapat mengurangi variabilitas dan kesalahan dengan memanfaatkan data dan statistik sambil memaksimalkan nilai. Six Sigma melibatkan penggunaan DMAIC dan DMADV untuk mencapai proses yang disederhanakan dan meningkatkan ROI.

#4. Manajemen Mutu Total (TQM)

Perusahaan yang menggunakan metodologi ini perlu melibatkan seluruh tim mereka untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Ini menawarkan lingkungan dan budaya kerja kepada karyawan di mana pengalaman dihargai, dan mereka didorong untuk memiliki tujuan bisnis bersama.

  Arsitektur Docker dan Komponennya untuk Pemula

#5. Teori Kendala

Metodologi Theory of Constraints umumnya digunakan setiap kali ada kebutuhan untuk perbaikan instan. Itu dapat menentukan kemacetan proses dan memperbaikinya hingga dihilangkan.

#6. Kaizen

Metodologi peningkatan proses bisnis ini berfokus pada praktik ramping dan gesit. Ini sedikit mengubah pekerjaan dan budaya perusahaan Anda untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas proses.

#7. Kanban

Kanban adalah teknik alur kerja visual yang memungkinkan Anda mengidentifikasi masalah dan menghilangkan kemacetan. Hasilnya, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan memantau kemajuan inisiatif Anda.

#8. Tepat waktu

Metode ini sangat ideal untuk perusahaan manufaktur yang ingin meminimalkan biaya persediaan dengan memproduksi barang sesuai dengan permintaan. Dalam kebanyakan kasus, ini digunakan dengan metodologi Kanban untuk peramalan yang akurat dan menghindari kelebihan kapasitas kerja.

#9. Proses pemetaan

Perusahaan dapat memetakan rencana peningkatan proses menggunakan teknik visualisasi alur kerja ini. Anda juga dapat menggunakannya untuk mengembangkan peta untuk peran atau tujuan bisnis tertentu.

#10. PDCA

Model ini singkatan dari plan, do, check, dan act. Menjadi bagian dari metodologi Kaizen, ini membantu organisasi menemukan proses yang tidak efisien.

Manfaat Perbaikan Proses Bisnis

Kelincahan Bisnis

Melalui peningkatan proses bisnis, perusahaan dapat menjadi lebih mampu menangani kebutuhan pelanggan yang selalu berubah. Mereka dapat dengan cepat menanggapi tuntutan dan menyempurnakan proyek yang sesuai.

Visibilitas yang Lebih Baik ke dalam Proses

Untuk menerapkan BPI, perusahaan perlu memvisualisasikan keseluruhan alur kerja. Ini memungkinkan mereka untuk memantau proses bisnis dan mengukur efektivitas setiap tahap.

Hemat Biaya💰

Tujuan dari peningkatan proses bisnis adalah untuk menghilangkan kemacetan dan inefisiensi. Karena memungkinkan Anda mengidentifikasi dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu, biaya keseluruhan akan berkurang secara otomatis.

Lebih Produktif

Untuk membuat proses Anda efisien, BPI menghapus semua tugas yang berulang dan tidak perlu dari alur kerja. Akibatnya, produktivitas karyawan meningkat berlipat ganda.

Kepatuhan dan Keamanan

Menerapkan peningkatan proses bisnis berarti memiliki tempat kerja yang diatur dan dikelola dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan ini dapat mematuhi peraturan dan langkah-langkah keamanan yang diperlukan.

Kepuasan Pelanggan dan Karyawan

Setiap proses improvisasi akan menambah nilai bagi pelanggan. Dengan pelanggan yang puas, Anda dapat memiliki bisnis yang berkembang. Itu juga membuat tim Anda efisien dan produktif dengan menghilangkan tugas yang tidak perlu.

Tantangan Perbaikan Proses Bisnis

#1. Perlawanan dari Karyawan

Tantangan terbesar yang dihadapi BPI adalah penolakan dari karyawan. Kebanyakan orang menentang perubahan apa pun dan suka terus bekerja secara tradisional. Oleh karena itu, perusahaan perlu membuat karyawan memahami manfaat dari perbaikan ini. Jika tidak, inisiatif tersebut akan berubah menjadi kegagalan total.

#2. Ketidakmampuan untuk Menetapkan Tujuan

Selama proses ini, kepemimpinan harus memiliki tujuan yang jelas dan spesifik. Tanpa tujuan yang jelas, mereka tidak akan bisa mendapatkan gambaran lengkap tentang arah perusahaan. Sementara sasaran akan memberi tahu Anda di mana harus menggunakan waktu dan sumber daya Anda, kekurangannya akan menyebabkan kesulitan dalam meningkatkan proses bisnis.

  Apa Skor Kesehatan Pelanggan dan Pentingnya untuk Bisnis Anda

#3. Penyesuaian Waktu⏲️

Agar semuanya berfungsi, Anda perlu memberinya waktu. Banyak bisnis berpikir bahwa perbaikan proses tidak mungkin dilakukan karena aktivitas sehari-hari mereka. Namun, seringkali memungkinkan untuk merampingkan alur kerja dan menugaskan satu orang untuk mengimplementasikan proses ini. Namun, perusahaan bahkan dapat mempekerjakan kontraktor atau pekerja lepas untuk menganalisis prosesnya.

#4. Memperkenalkan Teknologi Baru

Sebagian besar peningkatan proses bisnis memerlukan perpisahan dengan aplikasi lama dan mengadopsi teknologi baru. Sebagian besar perusahaan menganggap ini sangat menantang. Selain mahal, Anda juga harus membuat karyawan Anda terbiasa dengan teknologi inovatif.

Sumber Belajar

Dasar-dasar Peningkatan Proses Bisnis: Udemy

Kursus Dasar-dasar Peningkatan Proses Bisnis ini mengajarkan Anda kerangka kerja dan langkah-langkah yang diperlukan untuk BPI. Menyelaraskan proses bisnis dengan tujuan dan menemukan solusi peningkatan praktis juga disertakan dalam kursus ini.

Anda juga dapat belajar menggunakan berbagai alat untuk membuat proses dan teknik bisnis baru untuk mengukur tujuan Anda dari sumber ini.

Peningkatan Proses Bisnis yang Efektif: Udemy

Kursus Peningkatan Proses Bisnis yang Efektif ini mengajarkan Anda dampak peningkatan proses bisnis sehingga Anda dapat merekayasa ulang proses organisasi Anda.

Mengembangkan model BPI, mengimplementasikannya dalam proyek, dan mengukur kemajuan diajarkan dalam kursus ini. Ini termasuk 2,5 jam video sesuai permintaan dan sertifikat setelah kursus selesai.

Perbaikan Proses Bisnis

Buku tentang Peningkatan Proses Bisnis ini memberi tahu Anda bagaimana menerapkan teknik peningkatan kualitas dalam industri jasa.

Ini memberi tahu Anda semua yang harus Anda ketahui untuk memulai BPI secara instan. Dari sumber ini, Anda juga dapat belajar membuat dan melatih tim untuk BPI, menyederhanakan proses, mengurangi waktu, dan melacak kemajuan.

Toolbox Peningkatan Proses Bisnis

Buku Business Process Improvement Toolbox ini akan memberi Anda wawasan praktis dan komprehensif dalam mengembangkan sistem BPI yang koheren.

Ini membahas model BPI menggunakan pengukuran kinerja dan memperkenalkan Anda ke alat yang sesuai. Selain itu, Anda dapat mempelajari cara menggunakan alat ini dan mendapatkan beberapa template untuk implementasi.

Kata Akhir

Tanpa perbaikan proses bisnis, tidak mungkin untuk bertahan dalam persaingan. Ini memungkinkan Anda untuk mengetahui kelemahan dan ketidakefisienan Anda sehingga Anda dapat menerapkan metode baru untuk memperbaikinya.

Di sini, kami membahas bagaimana dunia peningkatan proses bisnis beserta beberapa kursus dan buku yang berguna untuk mempelajarinya. Setelah Anda memiliki pengetahuan yang memadai, mulailah melakukan perbaikan yang diperlukan untuk membawa bisnis Anda ke level selanjutnya.

Anda juga dapat mempelajari tentang perangkat lunak manajemen proses bisnis.