Jendela komposisi email standar memiliki bidang Kepada, bidang Pengirim, dan bidang subjek. Anda mungkin juga melihat dua bidang lainnya: CC dan BCC. Kedua bidang ini bukan bidang wajib yaitu, Anda dapat mengirim email tanpa mengisinya, dan mungkin sering disembunyikan dari UI default.
CC dan BCC
Kolom CC dan BCC adalah kolom untuk memasukkan email atau beberapa email. Saat Anda mengirim pesan, semua orang yang disertakan dalam bidang Kepada, CC, dan BCC akan menerimanya.
CC adalah singkatan dari Carbon Copy dan BCC adalah singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda tidak yakin apa artinya salinan karbon, itu adalah istilah yang diciptakan dari peninggalan dunia nyata; kertas karbon. Kertas karbon adalah kertas, dilapisi tinta (yang akan menodai tangan Anda dan segala sesuatu yang bersentuhan dengannya). Itu disisipkan di antara dua kertas. Anda menulis di atas kertas di atas, dan secara otomatis disalin ke kertas di bawah berkat kertas karbon.
Penting untuk diketahui bahwa CC dan BCC tidak mengirim pesan terpisah. Pesan yang sama, utas yang sama, dikirim ke semua orang.
Perbedaan antara CC dan BCC
Alamat email yang dimasukkan di bidang CC dapat dilihat oleh semua orang yang menjadi tujuan pengiriman pesan. Jika Anda CC seseorang di email, penerima yang ditambahkan di bidang Kepada akan dapat melihat semua orang yang disertakan dalam bidang CC.
Alamat email yang dimasukkan di bidang BCC tidak terlihat oleh siapa pun. Mereka ‘buta’ atau tersembunyi. Jika Anda ingin mengirim email ke seseorang, tetapi juga memasukkan orang lain ke dalam daftar penerima tanpa diketahui orang lain, bidang BCC adalah alat untuk pekerjaan itu.
Etiket email: Menggunakan CC
Tidak ada hukum dan kitab suci tentang penggunaan CC dan BCC. Namun, ada etiket email yang harus Anda ikuti saat menggunakan bidang ini. Kegagalan untuk melakukannya akan memberi Anda musuh di tempat kerja.
Bidang CC harus digunakan ketika;
Anda ingin membuat seseorang mengetahui sesuatu tetapi itu tidak memerlukan balasan dari mereka
Anda merasa pesannya adalah sesuatu yang mungkin perlu diketahui orang tersebut di beberapa titik
Pengawas bersama
Supervisor/manajer untuk Anda dan orang lain, jika Anda bekerja di departemen/bagian yang berbeda. Ini paling baik digunakan jika supervisor/manajer memerlukan dokumentasi saat pekerjaan ditugaskan antar departemen.
Kapan tidak menggunakan CC;
Untuk menjaga supervisor dalam lingkaran ketika tidak diperlukan.
Untuk menggunakan pesan tersebut sebagai dokumentasi dari pekerjaan yang Anda lakukan
Untuk membuktikan suatu hal
Penggunaan CC yang kontradiktif;
Anda tidak boleh menggunakan CC secara tidak perlu dan menyertakan orang dalam pesan saat mereka tidak perlu disertakan. Yang mengatakan, jika Anda curiga bahwa rekan kerja tidak akan menindaklanjuti sesuatu kecuali penyelia disertakan dalam pesan, Anda juga dapat menambahkannya.
Anda juga harus menggunakannya jika manajer menuntut bukti bahwa Anda bekerja.
Etiket email: Menggunakan BCC
Menggunakan BCC pada dasarnya berarti Anda ‘memberi tahu’ seseorang. Gunakan ini dengan hati-hati. Tidak ada yang tahu siapa lagi yang menerima pesan saat Anda menambahkan orang ke bidang BCC. Anggap saja sebagai merekam rapat secara diam-diam atau mengizinkan seseorang untuk mendengarkan.
BCC harus digunakan dengan hemat dan hati-hati. Akan ada saatnya Anda perlu menggunakannya dan akan terlihat jelas kapan Anda perlu melakukannya. Di luar itu, jangan BCC orang di email. Gunakan bidang CC sebagai gantinya.
Kesimpulan
Bidang BCC disembunyikan sehingga tidak ada yang tahu bahwa Anda menggunakannya. Bidang CC tidak disembunyikan dan penggunaannya akan terlihat jelas. Penerima akan tahu jika mereka ditambahkan ke bidang CC atau BCC. Pastikan orang yang Anda BCC tidak menggunakan tombol Balas Semua.
