Cara Melindungi PDF dengan Kata Sandi dengan Cepat dan Mudah

Pelajari cara melindungi file PDF dengan kata sandi agar tidak khawatir dengan file rahasia dari sumber bisnis atau pribadi.

Peretas selalu menemukan cara untuk menjebak bisnis dan individu dengan mendapatkan akses ke data sensitif mereka dan mengeksploitasinya untuk keuntungan moneter.

Menurut Statista, telah terjadi 15 juta pelanggaran data di seluruh dunia pada kuartal ke-3 tahun 2022. Ini merupakan peningkatan tajam sebesar 167% dibandingkan dengan kuartal ke-2 di tahun yang sama.

Sebagian besar dari pelanggaran data yang sangat besar ini berasal dari dokumen PDF. Alasan vitalnya adalah bisnis dan individu enggan melindungi PDF dengan kata sandi atau tidak tahu cara melakukannya.

Jika Anda khawatir tentang kerahasiaan bisnis atau data pribadi Anda dalam file PDF dan sedang mencari solusinya, Anda telah datang ke tempat yang tepat! Baca terus untuk mengetahui kemungkinan kerentanan dokumen PDF, kasus penggunaan perlindungan kata sandi PDF, dan alat untuk membantu Anda dalam perlindungan kata sandi PDF.

Kerentanan Dokumen Bisnis Pribadi

Berhenti mengedarkan dokumen PDF profesional di antara pelanggan, klien, dan karyawan jika Anda menggunakan PDF tanpa perlindungan untuk penggunaan bisnis. Saat file PDF bisnis Anda terbuka, siapa pun dapat mengakses kontennya dan menggunakannya dengan cara yang menguntungkan yang mungkin tidak Anda setujui.

Selain itu, peretas tidak selalu mendapatkan akses ke data bisnis sensitif Anda langsung dari perusahaan Anda. Ada kemungkinan bahwa pihak ketiga yang Anda bagikan PDF bisnis Anda dapat menjadi korban serangan peretasan dan, selanjutnya, organisasi Anda.

PDF bisnis mengungkapkan informasi sensitif dan berguna yang mungkin digunakan peretas untuk mengakses server organisasi Anda.

Misalnya, Anda mengedarkan PDF yang tidak dilindungi di antara klien/pelanggan/vendor. Peretas akan menargetkan dan mendapatkan akses ke email atau penyimpanan cloud dari individu yang menyimpan dokumen perusahaan Anda dalam PDF.

Melalui akses terbuka, aktor jahat akan mengetahui bagaimana Anda memformat file bisnis Anda. Mereka akan membuat yang palsu, menambahkan file berbahaya yang dapat dieksekusi (.exe) ke dalam PDF dan mengirimkannya kembali ke perusahaan Anda, meniru balasan dari klien.

Karyawan Anda, jika tidak terlatih dalam keamanan siber secara ekstensif, mungkin tidak akan meragukan dokumen tersebut dan membukanya bersama dengan file yang dapat dieksekusi. Itu dapat menginstal ransomware di server organisasi Anda yang menempatkan data bisnis Anda di tangan peretas.

Bagaimana Perlindungan Kata Sandi PDF Membantu?

#1. Cegah Penyalinan yang Tidak Sah

Seseorang yang tidak mengetahui kata sandi untuk membuka PDF tidak dapat mengakses dokumen tersebut. Ini membantu Anda melindungi informasi sensitif dari penyalinan yang tidak diinginkan.

Saat Anda membagikan file PDF yang dilindungi kata sandi dengan klien/vendor/karyawan, Anda tahu bahwa Anda dapat mempercayai mereka. Jika mereka gagal mengikuti kebijakan privasi, Anda tahu itu dari sekelompok orang tertentu yang telah Anda bagikan PDF.

  Cara Membuat dan Menggunakan Stiker Perselisihan

#2. Hentikan Akses Melanggar Hukum ke Data Sensitif

Jika Anda menyimpan PDF tanpa kata sandi di server perusahaan Anda dan seorang karyawan tanpa melihat file tersebut mendapatkan akses ke sana, Anda bisa berada dalam masalah besar. Alternatifnya, beberapa klien mungkin secara tidak sengaja meneruskan file PDF Anda ke pihak ketiga yang tidak Anda otorisasi.

Dalam skenario seperti itu, jika Anda telah melindungi PDF dengan kata sandi, Anda mungkin bukan korban pelanggaran data.

#3. Perlindungan Cetak

Berkat kemampuannya untuk mempertahankan integritas dan pemformatan data, kebanyakan orang lebih suka mencetak dari file PDF kapan pun mereka membutuhkan salinan dokumen. Fitur ini juga meningkatkan peluangnya untuk didistribusikan secara publik setelah dicetak tanpa izin yang sesuai.

Jadi, mengatur kata sandi untuk file PDF tidak hanya untuk mencegah orang lain menyalinnya, tetapi juga untuk menghentikan mereka mencetak dokumen tersebut. Banyak aplikasi bahkan menawarkan opsi untuk menghentikan fitur pencetakan file PDF.

Jika Anda ingin melindungi dokumen PDF Anda dari akses tidak sah, gunakan untuk tujuan ini.

#4. Hindari Perubahan Data

File PDF menawarkan integritas konten yang tak tertandingi, yang berarti data yang disertakan tetap akurat dan tidak berubah. Namun, Anda perlu menguncinya dengan kata sandi yang kuat untuk menjaga konsistensi dan validitas dokumen. Ini menjadi sangat penting ketika Anda menyertakan komentar dan tanda tangan dalam dokumen itu.

Selain itu, mendistribusikan file PDF yang berisi formulir tersemat dari bidang yang dapat diisi tanpa perlindungan kata sandi adalah larangan besar. Menambahkan perlindungan edit ke dokumen semacam itu akan mencegah pengguna membuat perubahan secara tidak sengaja atau sengaja saat mengerjakannya.

#5. Berikan Akses Berbasis Peran

Banyak perusahaan mengizinkan karyawan mereka menelusuri penyimpanan file internal berbasis cloud untuk menemukan apa yang mereka butuhkan untuk bisnis. Namun, beberapa dokumen internal yang sensitif mungkin selalu disimpan dalam arsip umum. Bisnis perlu mengamankan file ini dari orang yang tidak berwenang, bahkan jika mereka adalah bagian dari organisasi.

Dalam hal akses PDF, itu bukan satu-satunya alasan untuk menggunakan kata sandi. Jaringan internal Anda mungkin mendapatkan beberapa penyusup yang ingin mencuri dokumen. Selama pelanggaran data, kata sandi berfungsi sebagai tindakan kontrol akses yang efektif untuk melindungi data penting Anda.

#6. Cegah Pratinjau Dokumen Pribadi

Selain itu, file PDF yang dilindungi kata sandi menghentikan orang untuk melihat pratinjau kontennya. Anda mungkin tidak menganggap ini sebagai alasan penting untuk mengaktifkan kata sandi, tetapi dalam situasi tertentu, pratinjau dapat menyebabkan kerugian pribadi dan bisnis Anda.

Misalnya, Anda memiliki beberapa file PDF dengan data penting di komputer bersama atau platform cloud organisasi Anda. Jika seorang kolega, yang tidak memiliki otorisasi untuk melihat data, dapat melihat konten file, mungkin ada masalah yang tidak terduga.

#7. Pastikan Kepatuhan Industri

Sebagian besar industri yang berurusan dengan data pengguna harus mematuhi beberapa peraturan dan regulasi. Peraturan pemerintah, undang-undang, dan standar berbasis industri tersedia untuk memastikan privasi dan keamanan dokumen sensitif dari akses publik dan/atau tidak sah.

Untuk industri medis, HIPAA mengatur kontrol bagaimana organisasi medis harus menangani rekam medis pasien. Industri hukum adalah industri lain yang perlu melindungi kerahasiaan klien.

  Memahami Komputasi Tanpa Server untuk Pemula

Selain itu, perusahaan yang berbisnis di Eropa harus mematuhi aturan GDPR. Dengan menggunakan perlindungan kata sandi, organisasi dapat memastikan kepatuhan maksimal terhadap semua peraturan industri.

#8. Hentikan Berbagi yang Tidak Diinginkan

Meskipun file PDF populer karena kemampuannya untuk dibagikan, fitur yang sama bisa berbahaya bagi Anda jika Anda tidak ingin file PDF Anda dibagikan dengan orang lain. Berbagi file PDF dengan seseorang berarti mereka dapat membaginya dengan lebih banyak orang. Tapi, ini bisa dicegah dengan melindungi file dengan kata sandi.

Banyak aplikasi dan platform memungkinkan Anda untuk mencegah pembagian file PDF lebih lanjut dengan membatasi jumlah perangkat tempat pengguna dapat membuka file tersebut. Ada juga fasilitas untuk menambahkan tanggal kedaluwarsa. Setelah itu, orang tidak dapat membuka atau berbagi file.

#9. Cegah Caching Web

Terlepas dari poin-poin di atas, alasan lain untuk melindungi file PDF dengan kata sandi adalah untuk menonaktifkan caching lokal. Saat seseorang melihat atau mengubah file PDF menggunakan browser web, mereka mungkin secara tidak sengaja menyimpan salinan dokumen tersebut di perangkat mereka.

Sering kali, halaman web di-cache di hard drive pengguna untuk digunakan nanti untuk akses offline dan pemulihan file. Melindungi file PDF dengan kata sandi akan mencegah situasi ini dan menjaga keamanan dokumen Anda.

#10. Hindari Pembajakan dan Lindungi Kekayaan Intelektual

File PDF adalah format file lintas platform yang sangat baik dan tidak tertandingi untuk mendistribusikan publikasi elektronik ke pelanggan. Untuk alasan ini, kita harus mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencegah produksi file yang tidak sah dari salinan yang didistribusikan.

Dalam hal melindungi publikasi bervolume rendah atau informal dari pembajakan, perlindungan kata sandi sangat bermanfaat. Jika Anda termasuk dalam bisnis yang mendistribusikan buku putih, laporan industri, atau studi kasus melalui dokumen PDF, kata sandi dapat melindungi data intelektual Anda dari penjiplakan.

Belum lagi bisnis kreatif seperti industri penerbitan dan perfilman perlu melindungi manuskrip dan skenario yang belum diterbitkan untuk mencegah pembajakan dan pembocoran.

Cara Melindungi File PDF dengan Kata Sandi

Cara paling nyaman dan terjangkau untuk melindungi kata sandi bisnis atau penggunaan pribadi PDF adalah aplikasi Adobe Acrobat Reader. Ikuti langkah-langkah ini di Adobe Acrobat Reader Anda:

  • Buka dokumen PDF yang ingin Anda lindungi dengan kata sandi di Adobe Acrobat Reader.
  • Di sidebar Semua alat, pilih Lihat semua alat.

  • Ini akan membuka menu layar penuh dari alat yang tersedia. Pilih Lindungi PDF. Saat ini, fitur ini hanya tersedia untuk versi berlisensi dari Adobe Acrobat Reader.

  • Di dalam menu Lindungi PDF, pilih Lindungi Menggunakan Kata Sandi.

  • Sekarang, ketik kata sandi baru dan verifikasi melalui pengetikan ulang.
  • Klik Ok untuk melindungi PDF dengan kata sandi.

Anda juga dapat mengatur kata sandi izin untuk mengaktifkan akses berbasis peran ke dokumen PDF. Misalnya, seorang karyawan yang hanya memiliki akses password untuk membuka PDF tidak dapat menyalin, mengedit, mengubah, atau menghapus PDF tersebut.

Sebaliknya, jika Anda telah membagikan kata sandi izin dengan karyawan, mereka dapat membuat berbagai perubahan pada file PDF.

Beberapa aplikasi editor PDF, seperti Foxit, menambahkan add-in MS Word. Add-in ini juga memungkinkan Anda membuat PDF dari aplikasi Word. Selain itu, add-in memungkinkan Anda menggunakan fitur perlindungan kata sandi dari aplikasi editor untuk mengenkripsi PDF untuk keamanan tambahan.

  Cara Menyalin Tanpa Baris Tersembunyi di Excel

Fitur “Enkripsi Dengan Kata Sandi” MS Office

Microsoft Word 2013 dan versi yang lebih baru dari aplikasi ini memungkinkan Anda untuk melindungi file PDF dengan kata sandi saat Anda membuatnya dari file Word.

Prosesnya cukup mudah dan disebutkan dalam langkah-langkah mudah:

  • Saat file Word terbuka, tekan Alt+F dan Alt+E.
  • Buat layar Dokumen PDF/XPS akan terbuka.
  • Klik Buat PDF/XPS.
  • Pilih Opsi di atas tombol Terbitkan.
  • Di menu konteks berikutnya, pilih Enkripsi dengan kata sandi.
  • Masukkan kata sandi dan verifikasi.
  • Klik Terbitkan untuk mendapatkan file PDF yang dilindungi kata sandi dari file Word.

Di Mac Menggunakan Aplikasi Pratinjau

Aplikasi Pratinjau di macOS adalah PDF dan penampil gambar default untuk komputer Mac. Ini juga memungkinkan pengguna Mac untuk mengedit file PDF dan gambar. Selanjutnya, Anda dapat menggunakan editor PDF default untuk menambahkan perlindungan kata sandi ke file dokumen. Anda akan menemukan opsi di menu Ekspor aplikasi.

Kata Sandi Lindungi PDF Menggunakan Adobe Acrobat

Kata sandi melindungi PDF adalah alat online dari Adobe yang membantu mengenkripsi PDF dengan kata sandi yang kuat secara online. Anda hanya perlu mengunjungi aplikasi web di atas dan memilih file dari komputer Anda untuk membatasi akses ke PDF menggunakan kata sandi.

Anda akan melihat antarmuka visual untuk memasukkan dan mengonfirmasi kata sandi setelah mengunggah file PDF yang tidak dilindungi. Mengklik Simpan Kata Sandi akan mengenkripsi dokumen dengan kata sandi. Setelah selesai, Anda akan melihat tombol Unduh untuk mendapatkan PDF di laptop atau desktop Anda.

PDF 2 Go.com: Lindungi PDF

Lindungi PDF dari PDF 2 Go.com menawarkan antarmuka canggih untuk melindungi PDF dengan kata sandi dan memberikan akses berbasis peran. Anda juga dapat mengimpor PDF dari penyimpanan cloud seperti Dropbox dan Google Drive.

Setelah Anda mengimpor file, masukkan kata sandi untuk membuka dokumen dan konfirmasikan. Kemudian, pilih batasan yang ingin Anda tambahkan, seperti Cegah Pencetakan, Cegah Penyalinan, dan Cegah Modifikasi. Jika Anda memilih batasan, Anda harus menambahkan kata sandi terpisah untuk kontrol izin.

pdfFiller oleh airSlate

pdfFiller airSlate menawarkan fasilitas perlindungan kata sandi PDF untuk akun terdaftar. Anda perlu mendaftar dengan email untuk mengakses aplikasi web pdfFiller. Anda dapat mengunggah PDF dan memilih opsi Lindungi dengan mengeklik ikon menu kebab di setiap file dan menyetel kata sandi.

Anda juga dapat membuat folder PDF yang dilindungi kata sandi dengan mengaktifkan folder dokumen terenkripsi di pdfFiller.

Kata Akhir

Hari-hari ini sebagian besar bisnis dan individu yang berkepentingan melindungi kata sandi PDF untuk menjauhkan peretas dari informasi pribadi Anda. Apakah Anda membagikan resume PDF dengan pemberi kerja atau mengirim dokumen lingkup kerja PDF ke klien, Anda harus melindungi file-file ini dengan kata sandi.

Sebagian besar editor PDF memiliki alat enkripsi yang ketat untuk melindungi file PDF Anda dengan kata sandi langsung dari laptop, PC, atau ponsel cerdas Anda. Juga, ada aplikasi cloud juga. Anda dapat menggunakan alat yang disebutkan di atas untuk mengamankan PDF Anda dari pengintaian.

Anda mungkin juga tertarik dengan editor PDF terbaik untuk penggunaan pribadi atau bisnis.