Apa yang lebih buruk daripada tidak bisa bertemu dengan seseorang? Mendapatkan permintaan rapat untuk saat Anda tidak bekerja. Kami tidak dapat menghentikannya, tetapi kami dapat membantu Anda menyiapkan Outlook agar setidaknya orang mengetahui jam kerja Anda.
Saat Anda membuat permintaan rapat di Outlook, Rapat > Asisten Penjadwalan membantu Anda menemukan waktu di mana Anda dan penerima permintaan rapat sama-sama bebas.
Saat Anda membuka Asisten Penjadwalan, jam yang ditampilkan untuk setiap hari bukan dari tengah malam hingga tengah malam; mereka dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore.
Ini adalah hari kerja default Outlook, yang dapat Anda ubah ke jam berapa pun Anda bekerja. Klik File > Opsi > Kalender dan cari bagian “Waktu Kerja”. Anda dapat mengubah jam kerja Anda di sini.
Outlook akan menunjukkan jam tersebut kepada siapa pun yang memiliki akses ke kalender Anda saat mereka mencoba memesan rapat dengan Anda.
Katakanlah Anda seorang night owl yang bekerja dari jarak jauh dan dapat mengatur jam kerja Anda sendiri. Anda harus ada di sore hari agar ada beberapa yang tumpang tindih dengan rekan kerja Anda yang lebih awal, tetapi Anda lebih suka mulai lebih lambat, jadi Anda mengubah jam kerja Anda menjadi jam 12 siang menjadi jam 8 malam. Saat Anda membuat permintaan rapat dan menambahkan rekan kerja, Outlook menampilkan jam kerja Anda sebagai pukul 12 siang hingga 8 malam dan setiap jam mereka tidak bekerja dalam periode ini akan ditampilkan sebagai bilah abu-abu terang.
Saat mereka mencoba memesan rapat dengan Anda, semua jam hingga pukul 12 siang juga akan ditampilkan sebagai bilah abu-abu terang untuk mereka.
Anda juga dapat mengatur hari kerja, jadi jika Anda bekerja paruh waktu atau bekerja di akhir pekan, Anda dapat mengubahnya di File > Opsi > Kalender > Minggu Kerja.
Anda mungkin perlu mengedukasi kolega Anda tentang arti bilah abu-abu—dan mendorong mereka untuk memasukkan hari dan jam kerja mereka sendiri—tetapi begitu semua orang tahu apa artinya ini, setidaknya orang hanya akan menyalahkan diri mereka sendiri jika mereka memesan rapat dengan Anda untuk sementara waktu Anda tidak bekerja.
