Karena kami tidak melakukan pekerjaan selama 24 jam sehari, sebaiknya siapkan balasan otomatis untuk memberi tahu orang yang mencoba menghubungi Anda.
Fitur “Di Luar Kantor” di Outlook memungkinkan Anda menyetel balasan otomatis saat Anda tidak tersedia untuk segera membalas email. Ini membantu memberi tahu pengirim secara instan tentang ketidaktersediaan Anda.
Anda dapat menggunakan fitur ini untuk berbagai alasan, seperti saat Anda sedang cuti sakit atau liburan atau tidak masuk kantor karena alasan apapun.
Jika kedengarannya seperti sesuatu yang berguna, mari pelajari cara menyetel fitur balasan otomatis ini di Outlook.
Ada beberapa cara untuk melakukannya, dan langkah-langkahnya bergantung pada perangkat yang Anda gunakan, jadi ikuti salah satu metode di bawah ini yang cocok untuk Anda.
Menggunakan Opsi Balasan Otomatis
Ini mungkin cara paling mudah untuk melakukannya; berikut adalah langkah-langkahnya.
Langkah 1: Masuk ke akun Outlook Anda.
Langkah 2: Dari opsi di kiri atas, klik di tempat yang bertuliskan “File”.
Langkah 3: Klik Balasan Otomatis (Di Luar Kantor).
Langkah 4: Pilih tombol yang bertuliskan “Kirim balasan otomatis”.
Langkah 5: Di kotak teks, Anda dapat memasukkan pesan Anda, yang akan ditampilkan kepada orang-orang yang mencoba menghubungi Anda.
Penting untuk memasukkan pesan dengan cara yang sesuai dengan setiap skenario kasus, karena Anda tidak pernah tahu siapa yang akan mengirimi Anda email.
Langkah 6: Anda dapat memilih untuk mengirim balasan otomatis segera atau menetapkan waktu untuk mengirimkannya kepada orang tersebut. Untuk melakukan itu, pilih “Hanya kirim selama rentang waktu ini”, dan tetapkan waktu dan tanggal pilihan Anda.
Langkah 7: Anda dapat memilih untuk membuat dua pesan berbeda. Satu untuk orang dalam organisasi Anda dan satu lagi untuk orang di luarnya.
Setelah semua selesai, tekan “OK,” dan selesai.
Menggunakan Aturan dan Template
Tidak semua akun Outlook mendukung Balasan Otomatis (Di Luar Kantor). Jika Anda tidak melihatnya di akun, mungkin berarti Anda tidak memiliki fitur tersebut.
Untungnya, ada cara lain untuk menyiapkan balasan otomatis, yaitu menggunakan Aturan dan Templat.
Berikut langkah-langkah untuk itu:
Langkah 1: Pertama, kita harus membuat template. Untuk melakukannya, buat pesan baru di Outlook Anda. Isi semua detail, seperti subjek dan badan pesan.
Ingat, badan pesan akan menjadi pesan yang akan dikirim secara otomatis sebagai balasan kepada orang yang mengirim email kepada Anda.
Langkah 2: Setelah selesai, dari tab File, klik Save As. Dalam kotak dialog Simpan Sebagai, Anda perlu menamai templat Anda dan memilih Templat Outlook (*.oft) dari menu tarik-turun Simpan sebagai Jenis. Terakhir, tekan Simpan.
Langkah 3: Sekarang, saatnya mengambil template kita dan membuat aturan balasan otomatis. Di akun Outlook Anda, klik Info lalu klik “Aturan dan Peringatan”.
Langkah 4: Saat dialog Rules and Alerts terbuka, klik tombol “New Rule…”.
Langkah 5: Dari opsi, pilih opsi “Terapkan aturan pada pesan yang saya terima” dan klik Berikutnya untuk membuat aturan baru untuk balasan otomatis.
Langkah 6: Sekarang, Anda akan diberikan ketentuan terkait balasan otomatis. Anda dapat membiarkan kotak Langkah 1 dan Langkah 2 tidak berubah karena kami ingin membalas setiap pesan yang kami terima. Setelah itu, klik Berikutnya.
Langkah 7: Klik “Ya” ketika sebuah pesan muncul menanyakan apakah Anda ingin menerapkan aturan ini ke semua pesan.
Langkah 8: Layar seperti ini muncul. Dari opsi, pilih “balas menggunakan templat tertentu” di Langkah 1, lalu klik di tempat yang bertuliskan “templat khusus” di Langkah 2. Ini akan membuka kotak lain, memungkinkan Anda memilih templat yang Anda buat sebelumnya.
Di popup “Pilih Template Balasan”, di bawah Lihat, pilih “Templat Pengguna di Sistem File”.
Langkah 9: Klik tombol Browse dan pilih template yang ada di komputer Anda dan buka.
Langkah 10: Pada langkah ini, Anda akan ditanya apakah Anda ingin menerapkan pengecualian apa pun. Centang yang ingin Anda lamar lalu tekan Berikutnya.
Terakhir, beri nama aturan Anda dan klik Selesai untuk menyelesaikan proses. Sekarang, setiap kali seseorang mengirimi Anda email saat Anda pergi, pesan dalam template yang Anda buat akan dikirim secara otomatis sebagai balasan.
Di PC
Langkah-langkah untuk menyiapkan Balasan Otomatis di PC Anda hampir sama dengan di browser Anda. Berikut langkah-langkah untuk itu:
Langkah 1: Buka Outlook di PC Windows Anda.
Langkah 2: Buka File > Balasan Otomatis. Jika Anda memiliki Outlook 2007, Anda harus membuka Tools > Out of Office Assistant.
Langkah 3: Dari kotak Balasan Otomatis, pilih “Kirim Balasan Otomatis”.
Langkah 4: Setelah kotak pesan terbuka, klik apakah Anda ingin balasan otomatis dikirim ke orang-orang di dalam organisasi Anda atau di luar organisasi Anda. Selanjutnya, mulailah mengetik pesan.
Setelah selesai, klik “OK” untuk menyelesaikan proses.
Di Aplikasi iPhone
Menyiapkan Balasan Otomatis di iPhone sangat cepat. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk itu:
Langkah 1: Buka aplikasi Outlook dan buka Pengaturan > Email.
Langkah 2: Pilih akun Outlook tertentu.
Langkah 3: Aktifkan Balasan Otomatis jika tidak diaktifkan secara default.
Anda juga dapat memilih apakah Anda ingin pesan dikirim ke semua orang atau hanya ke orang-orang di dalam organisasi Anda. Setelah selesai, ketuk tanda centang, dan selesai.
Baca juga: Cara Menambahkan Kalender di Outlook
Di Aplikasi Android
Mirip dengan proses di iPhone, berikut adalah langkah-langkah untuk menyiapkan balasan otomatis di aplikasi Outlook Android.
Langkah 1: Buka aplikasi dan ketuk ikon Pengaturan.
Langkah 2: Pilih akun Outlook tertentu.
Langkah 3: Ketuk Balasan Otomatis.
Langkah 4: Aktifkan opsi Balasan Otomatis.
Setelah mengaktifkannya, Anda akan melihat opsi untuk menambahkan pesan Anda, memilih apakah Anda ingin mengirimnya ke semua orang atau hanya orang tertentu, dll.
Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, lalu ketuk ikon tanda centang.
Kata Akhir
Bahkan saat Anda jauh dari kantor mencoba memiliki waktu berkualitas untuk diri sendiri, pikiran mungkin muncul di benak Anda tentang orang yang mencoba menghubungi Anda.
Dengan menggunakan fitur Balasan Otomatis (Di Luar Kantor) di Outlook, Anda akan merasa nyaman mengetahui bahwa orang-orang langsung diberi tahu tentang ketidaktersediaan Anda.
Selanjutnya, periksa aplikasi ini untuk membersihkan kotak masuk email Anda.
