Kontrak Anda tidak harus ditandatangani secara manual agar mengikat secara hukum — Anda dapat menandatangani dokumen secara digital dan menghemat waktu, uang, dan kerepotan menggunakan Zoho Sign.
Di dunia sekarang ini, di mana dokumen secara bertahap menjadi usang, masuk akal untuk beralih ke tanda tangan digital. Tanda tangan digital tidak hanya lebih cepat dan nyaman, tetapi juga ramah lingkungan.
Meskipun ada berbagai perangkat lunak tanda tangan digital di pasaran, Anda sebaiknya memilih solusi andal seperti Zoho Sign yang mahir dan terjangkau pada saat bersamaan.
Apa itu Tanda Tangan Digital?
Tanda tangan digital adalah teknik yang memvalidasi keaslian dan integritas dokumen digital, perangkat lunak, atau pesan. Itu menggunakan kriptografi untuk melindungi dokumen dari gangguan dan peniruan. Tanda tangan digital dianggap mengikat secara hukum di banyak negara, termasuk AS.
Mengapa Anda membutuhkan Tanda Tangan Digital?
Hemat Waktu dan Uang
Pemrosesan dokumen secara manual untuk tanda tangan meliputi penyusunan, pencetakan, pemindaian, dan pengiriman ke pihak lain. Bahkan bisa memakan waktu berminggu-minggu untuk mendapatkannya kembali setelah ditandatangani. Tanda tangan digital menghemat waktu dan uang Anda dengan menghilangkan tugas-tugas ini.
Efisien dan Aman
Tanda tangan digital berfungsi sebagai alternatif yang aman untuk tanda tangan tradisional yang dibuat di atas kertas. Anda tidak perlu mencetak, memindai, atau mengirim dokumen fisik ke pihak lain. Ini juga mengurangi risiko pemalsuan.
Aksesibilitas
Untuk segala jenis dokumen jarak jauh dan global, tanda tangan digital sangat nyaman. Ini membantu para pihak untuk menandatangani dokumen dengan aman dari lokasi mana pun dan, dengan demikian, meningkatkan efisiensi bisnis.
Citra Perusahaan yang Lebih Baik
Penggunaan kertas untuk tanda tangan dokumen juga memiliki dampak lingkungan. Dengan tanda tangan digital, Anda dapat mengurangi hal tersebut dan menciptakan kesan ramah lingkungan dalam dunia bisnis.
Keabsahan Hukum
Di banyak negara, tanda tangan digital sah secara hukum, seperti tanda tangan tulisan tangan. Baik itu kontrak, perjanjian, transaksi elektronik, atau dokumen hukum lainnya, tanda tangan digital memastikan keaslian dan integritasnya untuk membuatnya diakui mengikat secara hukum di pengadilan.
Integritas
Tanda tangan digital juga berguna untuk menjaga integritas dokumen digital. Ini menggunakan algoritma kriptografi untuk menghasilkan nilai hash yang unik. Jika seseorang memodifikasi dokumen itu, akan ada nilai hash berbeda yang akan berfungsi sebagai bukti perubahan dokumen.
Otomatisasi Alur Kerja
Tanda tangan berbasis kertas memerlukan koordinasi dan pelacakan manual untuk memastikan bahwa dokumen ditandatangani secara akurat dan kerahasiaan data dilindungi. Selain itu, ada kemungkinan keterlambatan, kesalahan, dan pelanggaran kebijakan dalam tanda tangan manual.
Pindah ke tanda tangan digital berarti beralih ke alur kerja standar dan otomatis yang konsisten dan bebas kesalahan.
Bagaimana Zoho Sign Dapat Membantu Dengan Tanda Tangan Digital
Jika Anda masih bergantung pada metode pena dan kertas tradisional untuk menandatangani dokumen bisnis, inilah saatnya memilih Zoho Sign. Perangkat lunak ini memfasilitasi penandatanganan dan pengelolaan dokumen bisnis yang aman dari lokasi global mana pun dalam beberapa klik.
Aplikasi tanda tangan digital lengkap ini membantu Anda menghilangkan proses rumit dalam menandatangani dokumen secara manual. Dengan bantuannya, Anda bisa mendapatkan dokumen yang sah secara hukum dan tahan rusak yang tidak dapat diubah setelah ditandatangani. Selain itu, perangkat lunak ini memungkinkan Anda memverifikasi identitas penanda tangan dan menandatangani dokumen dari mana saja dengan kepatuhan hukum maksimal.
Sekarang mari kita lihat fitur teratas Zoho Sign.
Kemudahan Menandatangani dan Mengirim
Zoho Sign menerapkan pendekatan yang sungguh-sungguh untuk menandatangani dan mengirim dokumen untuk tanda tangan digital. Anda dapat dengan mudah mengunggah dokumen, menambahkan penerima, dan menempatkan bidang formulir untuk mereka sebelum mengirimkannya. Untuk menandatangani, Anda perlu membuka tautan yang dikirimkan melalui email, memasukkan kode verifikasi jika diperlukan, dan menandatangani dokumen.
Manajemen Dokumen yang Mulus
Mengelola dokumen di platform ini juga bebas dari kerepotan. Ini memungkinkan Anda memeriksa status dokumen dan mengambil tindakan lebih lanjut berdasarkan itu. Selain itu, Zoho Sign dapat digunakan untuk melengkapi jejak audit. Ini memberi Anda riwayat lengkap tindakan yang dilakukan pada dokumen dan sertifikasi penyelesaian untuk dokumen tanpa tugas yang tertunda.
Templat Dokumen yang Dapat Digunakan Kembali
Fitur template Zoho Sign menyelamatkan Anda dari membuat perjanjian baru dari awal setiap kali Anda ingin menggunakannya. Sebagai pengguna paket Profesional dan Perusahaan, Anda dapat membuat template untuk perjanjian penjualan, kontrak perekrutan, dan kebijakan media sosial yang mungkin perlu sering Anda gunakan.
Setelah membuat template untuk kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat melihat dan mengedit template ini untuk setiap kesempatan unik, mengubah kepemilikan, membuat SignForm (hanya tersedia untuk administrator organisasi), dan menghapus template. Template ini akan ada di akun Anda sampai Anda menghapusnya secara manual.
Mengirim Dokumen Secara Massal
Zoho Sign memungkinkan Anda mengirim satu atau beberapa dokumen ke beberapa penerima sekaligus menggunakan fitur Kirim Massal. Tersedia hanya dengan paket Perusahaan, ini berguna saat eksekutif SDM perlu mendapatkan kebijakan terbaru yang ditandatangani oleh karyawan amm dari suatu organisasi.
Dukungan untuk Integrasi AI Terbuka
Jika Anda memiliki langganan Zoho Sign berbayar menggunakan pusat data AS dan Kunci API OpenAI buatan pengguna yang valid, Anda dapat menggunakan ChatGPT dan integrasi OpenAI melalui asisten AI Zoho, Zia. Dengan menggunakan integrasi ini, data dokumen Anda dibagikan dengan Open AI dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan, termasuk mendapatkan ringkasan dokumen.
AES dan QES
Pengguna semua paket berbayar dan pusat data AS bisa mendapatkan sertifikat AES (Tanda Tangan Elektronik Lanjutan) untuk tanda tangan mereka melalui TrustFactory yang berbasis di Afrika Selatan. Pengguna perlu mendaftar ke TrustFactory dan mengonfigurasi integrasi ini untuk mendapatkan fitur ini.
Zoho Sign juga bekerja sama dengan Uanataca SA, yang merupakan penyedia layanan verifikasi identitas yang berbasis di UE. Dengan bantuannya, pengguna berlangganan Enterprise dapat menandatangani dokumen melalui QES (Qualified Electronic Signature).
Aplikasi Seluler Zoho Sign
Jika Anda selalu bepergian, Anda dapat menginstal aplikasi Android atau iOS Zoho Sign di perangkat seluler. Aplikasi ini sama efisiennya dalam menandatangani, melacak, dan mengirim dokumen serta mengelola template.
Zoho Sign API
Zoho Sign juga menawarkan API untuk integrasi tanda tangan digital ke dalam aplikasi apa pun. Apa pun persyaratan proyek Anda, Anda dapat dengan mudah menerapkan contoh kode dalam bahasa pemrograman pilihan Anda.
API yang fleksibel dan dapat diskalakan dapat diimplementasikan dalam beberapa menit. Semua dokumen yang ditandatangani menggunakan API ini 100% dapat diterima di pengadilan. Anda mendapatkan tingkat keamanan tertinggi dengan protokol OAuth 2.0 standar industri.
Integrasi Dengan Platform Teratas
Anda mungkin menggunakan alat bisnis dan komunikasi untuk organisasi Anda. Zoho Sign dapat diintegrasikan dengan aplikasi terkemuka seperti Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents, dan Integromat.
Menghasilkan Laporan
Admin organisasi dapat mengakses laporan mendetail yang dibuat oleh Zoho Sign untuk semua dokumen yang ditandatangani dan dikirim menggunakan akun Anda. Filter kategori juga tersedia untuk jenis dokumen, status dokumen (selesai, ditarik kembali, ditolak, kedaluwarsa), validitas dokumen, dan riwayat aktivitas.
Ini menghasilkan laporan selama 30 hari terakhir secara default; namun, Anda dapat membuat laporan secara mingguan dan bulanan. Anda juga dapat mengunduh laporan ke sistem lokal dalam format file CSV.
Harga Zoho Sign
Pengguna tunggal dapat memilih paket Zoho Sign Gratis yang memungkinkan Anda menandatangani lima dokumen per bulan. Jika Anda memiliki lebih banyak persyaratan, Anda dapat memilih dari paket Standar, Profesional, dan Perusahaan, mulai dari $10/pengguna/bulan.
Ada uji coba gratis 14 hari yang tersedia di Zoho Sign, tempat Anda dapat mencoba semua fitur paket Perusahaan. Ia bahkan memiliki paket API tanda tangan digital bayar sesuai penggunaan yang sederhana dan transparan.
Kata Akhir
Tanda tangan digital tidak hanya menawarkan kemudahan untuk tanda tangan dokumen jarak jauh tetapi juga menambahkan lapisan keamanan tambahan terhadap gangguan. Ini adalah proses ramah lingkungan yang tidak melibatkan dokumen dan dapat dilacak untuk jejak audit.
Zoho Sign adalah aplikasi tanda tangan digital terjangkau yang memungkinkan Anda membuat dokumen dan mengirimkannya ke orang lain untuk ditandatangani dengan cepat. Perusahaan kecil dan besar serta pengguna pribadi dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk dokumentasi hukum.
Perusahaan juga dapat memilih aplikasi Zoho lainnya seperti Zoho Assist dan Zoho Payroll.
