Menyewa sistem akuntansi cloud membantu dalam mengelola, membukukan, dan mengamankan data keuangan Anda dengan efisiensi, efektivitas biaya, dan skalabilitas yang lebih baik.
Masalahnya, cara usaha kecil dan menengah (UKM) mengelola keuangan mereka telah berubah drastis dari tahun ke tahun. Sebagian besar dari perubahan ini disebabkan oleh cloud accounting.
Akuntansi cloud tidak hanya membantu bisnis membuang sistem akuntansi lama dan lamban, tetapi juga dapat mengatasi banyak kesulitan keuangan yang terkait dengan metode tradisional.
Saat ini, banyak bisnis perlahan mengintegrasikan cloud accounting untuk mendapatkan keuntungan maksimal dan merampingkan sistem keuangan mereka.
Ini akan membantu Anda mengelola semuanya secara online, termasuk semua aspek keuangan yang biasa digunakan UKM.
Pada artikel ini, saya akan membahas cloud accounting dan keuntungannya untuk UKM.
Apa Itu Akuntansi Cloud?
Akuntansi cloud adalah layanan akuntansi online yang membantu Anda mengakses dan mengelola semua keuangan Anda melalui internet. Alih-alih memiliki perangkat lunak akuntansi di komputer Anda, Anda akan memiliki perangkat lunak di platform cloud.
Akuntansi cloud pada dasarnya adalah program Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) yang ditawarkan sebagai model langganan, dan Anda hanya perlu membayar biaya langganan bulanan. Perangkat lunak ini mirip dengan perangkat lunak akuntansi tradisional populer yang digunakan di komputer Anda untuk mengelola keuangan Anda.
Oleh karena itu, Anda tidak akan menghadapi masalah selama pembukuan atau bergumul dengan proses setelah transisi. Satu-satunya perbedaan dari yang tradisional adalah bahwa sistem akuntansi cloud dihosting di server jarak jauh, dan Anda dapat dengan mudah mengaksesnya dari salah satu browser web Anda.
Akibatnya, ini membebaskan Anda dari kerumitan menginstalnya di setiap komputer untuk karyawan Anda dan risiko kehilangan data jika terjadi kegagalan. Akuntansi cloud menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan keamanan karena informasi akuntansi disimpan di cloud, dan Anda dapat mengaksesnya di mana saja.
Selain itu, ini juga membantu Anda menciptakan tenaga kerja terdistribusi; karyawan Anda hanya membutuhkan internet untuk mengerjakan perangkat lunak yang sama seperti orang lain.
Manfaat Akuntansi Cloud
Banyak UKM mendapat manfaat dari cloud accounting karena membantu mereka mengatasi banyak masalah terkait akuntansi tradisional. Beberapa dari banyak manfaat cloud accounting adalah sebagai berikut:
#1. Aksesibilitas Mudah
Keindahan cloud accounting adalah Anda dapat mengakses semua keuangan perusahaan Anda dari mana saja di dunia, hanya melalui internet Anda. Ini adalah salah satu fasilitas terbesar karena Anda dan tim Anda tidak akan dibatasi pada komputer untuk mengakses data keuangan Anda.
Hal terbaiknya adalah perangkat lunak akuntansi cloud dirancang untuk melayani karyawan yang tersebar dan bekerja jarak jauh. Dengan akses bersama, setiap karyawan Anda dapat mengakses informasi yang diperlukan kapan saja tanpa membuka komputer kantor.
Aksesibilitas yang mudah juga memastikan lingkungan kerja yang fleksibel, dan Anda tidak perlu bergantung hanya pada satu perangkat untuk bekerja.
#2. Efektivitas biaya
Akuntansi cloud dapat menghemat biaya untuk UKM dengan model langganannya. Anda hanya perlu membayar jumlah standar setiap bulan untuk menggunakan perangkat lunak, dan harganya akan bervariasi sesuai dengan fitur tambahan dan jumlah akses.
Untuk perangkat lunak akuntansi tradisional, Anda harus membayar biaya di muka yang signifikan. Selain itu, Anda harus mengeluarkan lebih banyak uang untuk perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak itu dengan cepat. Tapi cloud accounting mengatasi masalah ini dan membantu UKM memilih perangkat lunak akuntansi dan merencanakannya sesuai dengan anggaran mereka.
#3. Menghemat Waktu
Ketika Anda mengintegrasikan cloud accounting ke dalam bisnis Anda, Anda dapat menghemat banyak waktu dibandingkan dengan perangkat lunak tradisional. Semua informasi keuangan Anda, seperti penjualan, transaksi, pembelian, dan pendapatan, akan diperbarui secara otomatis dari akun Anda ke pembukuan.
Anda tidak perlu memasukkan semua informasi secara manual untuk pembukuan atau pengeluaran di Excel, dokumen manual, dan tugas berulang lainnya. Dengan demikian, Anda dapat menghemat waktu dan lebih fokus pada tujuan masa depan.
#4. Skalabilitas
Dengan dokumen keuangan manual dan program yang kikuk, sulit bagi bisnis kecil untuk menaikkan atau menurunkan skala. Namun, cloud accounting memecahkan masalah tersebut dengan mengadaptasi dan menyesuaikan layanan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jadi, saat bisnis berkembang, Anda tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk mengakomodasi lebih banyak pengguna atau mengintegrasikan fitur tambahan untuk memenuhi beban kerja yang meningkat.
Skalabilitas mudah dilakukan dengan perangkat lunak SaaS karena Anda tidak perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk server dan perangkat keras.
#5. Keramahan Pengguna
Anda bisa menjadi pengusaha yang hebat, tetapi Anda mungkin tidak memiliki pengetahuan yang baik tentang pekerjaan akuntansi dan keuangan. Itu sebabnya sebagian besar sistem perangkat lunak akuntansi cloud ramah pengguna sehingga semua orang dapat menggunakannya tanpa kesulitan.
Program SaaS ini dan sistem intuitif serta desainnya yang mulus dapat membuat segalanya menjadi mudah. Yang penting, Anda tidak perlu khawatir salah memasukkan data apa pun saat mengekspor data keuangan ke perangkat lunak Anda karena pekerjaan itu dilakukan secara otomatis. Akuntansi cloud mengurangi semua ketidaksesuaian, redundansi, dan masalah keuangan lainnya serta membuat pembukuan bebas dari kerumitan.
#6. Membuat Sistem Cerdas dan Terorganisir
Perangkat lunak akuntansi cloud dikenal membawa otomatisasi ke operasi bisnis Anda, dan ini membantu bisnis menjadi cerdas dan teratur. Perangkat lunak ini mengatur dengan baik semua data keuangan Anda dan menyusunnya sehingga mudah bagi Anda dan tim Anda untuk mengaksesnya.
Berbeda dengan pendekatan tradisional, Anda tidak harus bergantung pada informasi yang direkam di atas kertas sebagian, dan ini membantu Anda merapikan kantor karena semuanya tersedia di cloud. Apakah itu informasi penjualan, transaksi, atau pembelian, semuanya akan diperbarui secara otomatis di server dan tercermin dalam perangkat lunak Anda.
#7. Keamanan yang Ditingkatkan
Setelah Anda mengubah struktur bisnis Anda ke cloud accounting, Anda akan mendapatkan keamanan tambahan untuk semua data keuangan Anda. Sistem perangkat lunak ini dimuat dengan berbagai fitur keamanan seperti enkripsi pada sumbernya, autentikasi multifaktor, pencadangan otomatis, pembayaran aman, dan banyak fitur lainnya.
Tidak seperti perangkat lunak tradisional, perangkat lunak cloud kurang rentan terhadap pelanggaran data dan serangan dari peretas, memastikan data keuangan Anda terlindungi dengan baik. Selain itu, perangkat lunak ini selalu diperbarui dengan tambalan keamanan terbaru dan standar keamanan industri, menyelamatkan Anda dari risiko keamanan.
#8. Memperluas Jangkauan
Alasan utama banyak UKM menggunakan cloud accounting adalah membantu mereka memperluas jangkauan dan menciptakan komunikasi yang lancar antar anggota karena setiap orang memiliki akses ke data real-time.
Ini juga membantu membangun hubungan yang baik antara akuntan dan anggota tim serta menemukan cara untuk mencapai tujuan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan berbagai alat dalam perangkat lunak Anda, seperti CRM, manajemen proyektor, dan banyak lainnya.
#9. Tetap Kompetitif
Saat cloud accounting mengotomatiskan banyak tugas, ini memberi Anda waktu untuk fokus pada pertumbuhan perusahaan dan memperhatikan hal-hal lain.
Selain itu, ini memungkinkan Anda menginvestasikan uang dan sumber daya dalam berbagai tugas, yang akan membantu organisasi bersaing dengan yang lain. Karena merampingkan banyak tugas, ini membantu Anda mengembangkan perusahaan dan mengatasi pesaing Anda.
Fitur yang Harus Diperhatikan Dalam Perangkat Lunak Cloud Accounting
Saat Anda memutuskan untuk mengintegrasikan perangkat lunak akuntansi cloud ke dalam ekosistem bisnis Anda, Anda harus waspada dengan yang Anda pilih. Berikut adalah beberapa fitur yang harus Anda pertimbangkan saat memilih salah satu:
#1. Keramahan Pengguna
Perangkat lunak yang ramah pengguna akan membantu Anda bekerja dengan mudah. Selain akuntan Anda, perangkat lunak tersebut akan digunakan oleh anggota tim lainnya, sehingga penting untuk memiliki platform yang mudah dipahami dan digunakan oleh mereka.
#2. Integrasi Dengan Alat Lain
Saat mengembangkan bisnis, Anda harus mengintegrasikan alat keuangan lainnya untuk merampingkan pekerjaan dan mengelola beban kerja. Jadi, pilih perangkat lunak yang membantu Anda mengintegrasikan sebagian besar alat vital yang dibutuhkan untuk pekerjaan Anda.
#3. Ketersediaan Aplikasi Seluler
Pilih perangkat lunak akuntansi cloud yang dapat memberi Anda aplikasi seluler untuk akses tanpa batas.
Memiliki aplikasi seluler untuk perangkat lunak Anda akan meningkatkan kemudahan penggunaan karena Anda dapat mengakses setiap pembaruan dengan satu ketukan. Untuk memeriksa pembaruan pengeluaran, Anda tidak perlu membuka laptop dan masuk ke akun melalui browser.
#4. Manajemen Inventaris Waktu Nyata
Perangkat lunak tidak hanya memberi Anda akses ke stok yang telah dipesan, tetapi juga memberi Anda akses real-time ke stok yang tersisa di gudang.
Memiliki akses real-time sangat penting karena Anda dapat memperkirakan penjualan berikutnya dan mengakumulasi inventaris yang sesuai. Ini menghemat banyak sumber daya perusahaan Anda dan membantu Anda merampingkan manajemen inventaris Anda.
#5. Dukungan teknologi
Hanya sedikit orang yang mempertimbangkannya, tetapi memiliki perangkat lunak dengan dukungan teknis yang baik memainkan peran yang baik dalam mempertahankan alur kerja Anda.
Ketika Anda memiliki seorang profesional teknis yang tersedia untuk bantuan apa pun, Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan atau masalah apa pun yang Anda hadapi selama jam kerja. Dukungan teknis harus tersedia 24/7, sehingga setiap pengguna yang menghadapi masalah dapat segera mendapatkan panduan ahli untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Sekarang, mari kita bicara tentang beberapa perangkat lunak akuntansi cloud populer yang dapat Anda pilih untuk organisasi Anda.
FreshBooks
Ketika pembicaraan tentang perangkat lunak akuntansi cloud tiba, Anda tidak dapat melanjutkan tanpa mempertimbangkan FreshBooks. Ini adalah perangkat lunak akuntansi populer yang dirancang untuk pekerja lepas dan UKM untuk memenuhi kebutuhan keuangan mereka. Ini juga cocok untuk jenis industri lain dengan sumber daya yang signifikan untuk pertumbuhan bisnis.
Anda akan memiliki akses ke banyak riset dan laporan dari FreshBooks, memberi Anda wawasan mendalam tentang pasar dan skenario saat ini. Program akuntansi cloud ini memberi Anda akses ke banyak fitur, termasuk akuntansi, pembukuan, penagihan, klien, perkiraan, pelacakan jarak tempuh, laporan, proposal, manajemen proyek, penggajian, dll.
Untuk membuat perangkat lunak terjangkau untuk berlangganan, merek ini juga menghadirkan empat skema langganan yang berbeda – Lite, Plus, Premium, dan Select.
QuickBooks
Baik Anda menjalankan manufaktur, nirlaba, ritel, restoran, hukum, atau layanan profesional apa pun, QuickBooks dapat menyederhanakan pengelolaan keuangan Anda. Ini adalah perangkat lunak akuntansi cloud terkenal lainnya di kalangan pemilik bisnis yang membantu Anda melacak pendapatan dan menghitung pajak Anda sebelumnya.
Selain itu, Anda dapat mengelola e-niaga, tagihan, menjalankan laporan, mengelola proyek, mendapatkan dedikasi pajak, dan melakukan banyak hal lainnya. QuickBooks juga memberi Anda akses ke banyak alat praktis seperti pembuat faktur, kalkulator lembar waktu, kalkulator gaji, templat laporan laba rugi, dll. Anda bahkan dapat mengintegrasikannya ke dalam perangkat lunak untuk mengurangi pekerjaan manual.
Anda akan mendapatkan empat paket berlangganan – awal yang sederhana, esensial, plus, dan lanjutan untuk program ini, bersama dengan uji coba gratis selama 30 hari.
Sage
Perangkat lunak akuntansi cloud yang populer di kalangan UKM adalah Sage yang telah mendapatkan penghargaan dari banyak organisasi top. Meskipun terutama dirancang untuk melayani pemula dan usaha kecil, perangkat lunak ini dapat digunakan di berbagai industri seperti bahan kimia, distribusi grosir, konstruksi, makanan & minuman, dll.
Tidak seperti yang lain, software akuntansi menawarkan beberapa fitur unik seperti:
- Sage Intact untuk manajemen keuangan tingkat lanjut
- Sage X3 untuk manajemen operasional
- Aset Tetap Sage untuk melacak aset bisnis
Hal hebat tentang perangkat lunak ini adalah dasbor interaktifnya yang memungkinkan Anda menyatukan semua data Anda dan membuat dasbor baru untuk kebutuhan Anda dan mengeditnya dari 200 visual prebuilt.
Xero
Baik Anda menjalankan bisnis kecil atau pemegang buku atau akuntan, Xero adalah perangkat lunak akuntansi yang Anda perlukan untuk menyederhanakan pekerjaan Anda. Xero adalah program akuntansi berbasis cloud berfitur lengkap yang memungkinkan Anda memanfaatkan fitur-fitur seperti track projector, pay runs, rekonsiliasi bank, dan biaya klaim untuk memenuhi tugas keuangan Anda.
Selain itu, merek tersebut telah mengembangkan fitur di mana Anda dapat mengelola klien dan buku besar, mengatur alur kerja kepatuhan, dan melakukan banyak tugas lainnya. Salah satu manfaat utama Xero adalah kemampuannya mengotomatiskan berbagai tugas dan keamanan data yang ketat.
Saat Anda memilih model berlangganan Xero, Anda akan mendapatkan tiga opsi: Pemula, Standar, dan Premium, di mana standar dianggap sebagai nilai uang.
Kata Akhir
Perangkat lunak akuntansi cloud adalah masa depan; segera setelah mengetahui kelebihannya, semua UKM akan mulai menggunakannya. Ini adalah investasi yang bijak karena Anda akan mendapatkan manfaat seperti efektivitas biaya, skalabilitas, melakukan tugas secara efisien, aksesibilitas, dan banyak lagi.
Jadi, sewa solusi perangkat lunak akuntansi cloud untuk bisnis Anda dan nikmati sendiri manfaatnya. Juga, pilih perangkat lunak berdasarkan fitur, biaya, dan aspek lain yang dibahas di atas.
Selanjutnya, lihat platform kursus online akuntansi untuk semua orang.
