Penambangan proses memindai proses bisnis Anda seperti MRI untuk membantu Anda mengungkap peluang dan mendapatkan visibilitas ke dalam operasi inti bisnis Anda.
Karena bisnis melibatkan banyak proses, menemukan peluang pengoptimalan mengharuskan Anda memecah setiap langkah dari setiap proses dan menganalisisnya secara menyeluruh.
Namun, melakukannya secara manual seperti merebus air lautan. Anda memerlukan sistem untuk mempercepat proses ini sehingga Anda dapat memperoleh wawasan yang berharga dengan lebih cepat.
Di sinilah metode penambangan proses muncul.
Penambangan proses memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kemacetan dan mendapatkan kecerdasan proses untuk meningkatkan proses bisnis Anda.
Oleh karena itu, pemilik bisnis dan analis harus mengetahui tentang penambangan proses dan tekniknya.
Pada artikel ini, saya akan membahas apa itu penambangan proses, beserta kepentingannya, prinsip kerjanya, kasus penggunaan, dan banyak lagi.
Ayo mulai!
Daftar isi
Apa itu Penambangan Proses?
Penambangan proses adalah teknik yang digunakan untuk menganalisis proses operasional yang didasarkan pada beberapa log peristiwa, yang dapat diambil dari database organisasi, perangkat lunak manajemen, dan sistem informasi.
Penambangan proses adalah tentang menemukan bagaimana kinerja proses bisnis Anda sebenarnya untuk mendeteksi masalah dan menemukan area untuk meningkatkan bisnis Anda. Ini bermanfaat untuk setiap bisnis dan dapat diterapkan pada beberapa alur kerja.
Tujuan utama penambangan proses adalah menganalisis dan mengoptimalkan proses bisnis. Selain itu, ada alasan lain untuk menerapkan penambangan proses dalam bisnis Anda, seperti:
- Validasi kesesuaian
- Dukungan otomatisasi proses
- harmonisasi proses
Tapi apa sebenarnya proses bisnis itu?
Proses adalah struktur yang kompleks karena penyimpangan, banyak interaksi, dan iterasi di antara unit proses. Dengan bantuan teknik penambangan proses, Anda dapat dengan mudah menemukan dan memantau kondisi proses aktual alih-alih berurusan dengan yang ideal. Anda dapat melakukannya dengan:
- Memanfaatkan catatan insiden dan data real-time untuk mengidentifikasi hambatan
- Menghilangkan langkah ekstra dalam alur kerja Anda
- Menyajikan wawasan waktu nyata
Akibatnya, perusahaan sekarang dapat fokus pada upaya mereka untuk meningkatkan proses bisnis mereka. Oleh karena itu, ini juga dikenal sebagai penambangan proses bisnis, yang membantu Anda mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang data real-time dari proses tradisional perusahaan.
Penambangan proses berasal dari bidang penambangan data, yang baru disebut ilmu data. Ini karena teknik di balik penambangan proses beroperasi persis seperti penambangan data. Namun, keduanya berbeda dalam hal kegunaannya.
Penambangan data menggunakan banyak metodologi dan algoritma untuk mengeksplorasi data. Sedangkan penambangan proses menganalisis beberapa log peristiwa dan proses berdasarkan data waktu nyata untuk proses “menambang”.
Penambangan proses berfokus pada beberapa perspektif:
- Aliran kontrol: Perspektif ini tentang urutan aktivitas. Tujuan dari process mining disini adalah untuk mendapatkan jalur yang optimal dimana dapat melakukan aktivitas.
- Organisasi: Perspektif ini menargetkan sumber daya, seperti departemen, peran, dll. Tujuan utama di sini adalah menghasilkan struktur yang lebih baik untuk unit organisasi Anda.
- Waktu: Perspektif ini adalah tentang frekuensi dan waktu kejadian.
- Kasus: Perspektif ini mempertimbangkan berbagai properti yang terlibat dalam proses atau kasus yang berbeda.
Bagaimana Proses Penambangan Bekerja?
Penambangan proses pertama-tama menemukan proses aktual dari log peristiwa. Dengan mengekstraksi setiap log peristiwa dan menggabungkannya, teknik penambangan proses menunjukkan bagaimana proses bekerja untuk bisnis dalam kenyataan.
Mari gali lebih dalam untuk memahami prosedur kerja process mining melalui langkah-langkah berikut:
Menganalisis dan Memanipulasi Data
Sebagian besar, bisnis dengan berbagai ukuran melacak dan menyimpan data yang kompleks dan besar di area yang aman, seperti database di cloud. Ada beberapa alat penambangan proses yang dapat membantu organisasi Anda mengambil data ini dan mengubahnya menjadi log peristiwa.
Ini memungkinkan organisasi Anda menganalisis setiap proses operasional. Alat menetapkan ID kasus, aktivitas, dan stempel waktu ke setiap bagian data. Penambangan proses menggunakan elemen-elemen ini dan menganalisis berbagai aspek alur kerja untuk menentukan tugas mana yang memerlukan peningkatan, mana yang efisien, dan tugas mana yang harus diprioritaskan.
Mengevaluasi Setiap Proses
Menggunakan log peristiwa, alat penambangan proses menganalisis dan membuat grafik dari setiap langkah yang diambil dari alur kerja. Dalam proses selanjutnya, alat penambangan proses membandingkan grafik ideal dengan grafik ini. Ini memastikan bahwa Anda memahami bagaimana sistem perlu beroperasi.
Dengan membandingkan kedua grafik tersebut, Anda dapat melihat dengan jelas inefisiensi dan efisiensi dalam proses operasional.
Misalnya, alur kerja saat ini untuk melacak inventaris melibatkan banyak langkah yang membantu Anda memastikan produk dikirim, diangkut, dan dikirim ke pelanggan. Dengan grafik yang menguraikan setiap langkah, Anda dapat mendeteksi inefisiensi kecil dan meningkatkannya.
Memprioritaskan Perbaikan
Setelah Anda selesai dengan grafik, analisis proses dalam alur kerja saat ini dan tentukan perbedaannya dari grafik ideal. Selanjutnya, saatnya untuk mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan. Berdasarkan urgensi dan tingkat keparahan perubahan, pertama-tama penting untuk memprioritaskan perbaikan yang perlu Anda lakukan.
Alat penambangan proses memungkinkan Anda memeriksa waktu persis yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah. Ini akan membantu Anda menentukan dengan cepat masalah mana yang memerlukan tindakan atau perbaikan segera.
Misalnya, prioritaskan perbaikan inefisiensi dalam alur kerja atau pertimbangkan untuk memperbaiki kemacetan sehingga Anda dapat mengurangi waktu dan penggunaan sumber daya untuk bisnis Anda.
Alur Kerja Pelacakan
Pada langkah terakhir, teknik penambangan proses memantau sistem operasional secara terus menerus dan membuat catatan kejadian untuk mengumpulkan data tentang metrik dan data yang terlibat.
Ini memberikan gambaran yang jelas tentang data real-time yang sedang berlangsung yang memberi tahu apakah alur kerja terstruktur dan dapat memberikan hasil yang efisien. Dengan teknik ini, Anda dapat melihat peningkatan yang telah Anda buat, mengurangi pemborosan dan inefisiensi sebelumnya.
Kemampuan Proses Penambangan
Kemampuan penambangan proses meliputi:
#1. Penemuan Proses
Mengidentifikasi proses: Pengguna umumnya tidak mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana proses bisnis berjalan dan berkembang. Penambangan proses membantu memvisualisasikan proses apa adanya dan memungkinkan pengguna memahami situasinya dengan memanfaatkan data real-time dan log peristiwa.
Misalnya, departemen SDM dapat menemukan kerumitan proses rekrutmen untuk memahami kecepatan proses perekrutan dan mengurangi kemungkinan kandidat keluar.
Mengidentifikasi penyimpangan proses: Bisnis yang mengerjakan alur kerja yang berbeda perlu memahami penyimpangan proses mereka. Penemuan proses membantu perusahaan menemukan penyimpangan antara proses aktual dan proses ideal. Dengan bantuan alat penambangan proses, pengguna dapat mengidentifikasi penyimpangan proses yang tidak terlihat beserta frekuensinya.
Misalnya, pemahaman proses yang tepat membantu bisnis menyederhanakan proyek otomasinya. Sebagian besar eksekutif percaya bahwa kebingungan dalam proyek RPA awal dapat menyebabkan kegagalan.
#2. Analisis Kesesuaian
- Menganalisis kasus yang tidak sesuai: Bisnis selalu lebih memilih proses standar. Namun, sulit untuk mencapai tingkat kesesuaian yang tinggi. Penambangan proses membantu menemukan berbagai variasi proses dan tingkat penyimpangan.
- Mengidentifikasi akar penyebab: Penambangan proses mendeteksi proses yang berbeda dari yang diperlukan. Misalnya, perusahaan mengidentifikasi kesalahan umum dengan mendeteksi akar penyebabnya. Mereka dapat mengklasifikasikan kesalahan ini, mencari tahu alasannya, dan menyelesaikan kesalahan ini secara efektif.
#3. Validasi Proses
Penambangan proses menggunakan data real-time untuk memberikan wawasan kepada pengguna akhir. Ini memungkinkan perusahaan untuk memvalidasi temuan proses untuk mengonfirmasi aliran mereka saat ini. Selain itu, digunakan untuk proses kepatuhan dan audit.
Misalnya, bisnis konsultasi pajak dapat menutupi transaksi dan proses auditnya, yang membantu mengurangi waktu pemrosesan hingga 50%.
#4. Peningkatan proses
- Pemantauan kinerja: Alat penambangan proses menawarkan antarmuka yang mudah digunakan yang dapat melacak ukuran KPI dan membantu mengidentifikasi proses dengan kinerja terbaik atau terburuk.
- Mengidentifikasi kemacetan proses: Beberapa proses memiliki kinerja yang optimal di mana bisnis dapat dengan mudah mengidentifikasi kemacetan menggunakan penambangan proses. Penghapusan kemacetan ini akan meningkatkan kinerja bisnis Anda.
- Menyarankan peningkatan: Penambangan proses menawarkan rekomendasi khusus untuk bisnis Anda untuk meningkatkan kinerja. Beberapa saran bisa berupa:
Pentingnya Penambangan Proses
Proses bisnis itu kompleks dan memiliki banyak pengecualian. Jika Anda melihat proses aktual dengan yang ideal yang ditemukan oleh penambangan proses, Anda akan menemukan bahwa itu rumit dan saling terkait.
Dengan demikian, pemilik bisnis perlu memahami proses mereka sambil bertujuan untuk mengidentifikasi dan mencegah kemacetan. penambangan proses menawarkan banyak manfaat, seperti:
Pengurangan Biaya
Penambangan proses memungkinkan pengguna mendeteksi area yang memerlukan perubahan apa pun, seperti otomatisasi. Dengan kata lain, teknik penambangan proses dapat memberi Anda gambaran yang jelas tentang proses mana yang memerlukan otomatisasi dan mengapa. Mengotomatiskan proses membantu meningkatkan efisiensi, yang menghasilkan pengurangan biaya dan penghematan waktu.
Keputusan Berbasis Data
Untuk membuat keputusan yang tepat, Anda memerlukan data berkualitas tinggi yang relevan, tepat, lengkap, tersedia, dan dapat diakses. Selain itu, Anda memerlukan kemampuan analitik dan visualisasi data yang komprehensif.
Sayangnya, sebagian besar organisasi tidak memiliki data yang tepat yang mereka butuhkan untuk mengambil keputusan. Di sini, penambangan proses membantu menyediakan log peristiwa atau data mentah untuk mengekstraksi urutan proses dan menghilangkan celah data. Dengan demikian, Anda dapat membuka wawasan yang akurat dan tidak memihak ke dalam proses end-to-end untuk membuat keputusan yang tepat.
Dapatkan Transparansi
Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat memahami urgensi dan nilai transformasi digital. Tapi apakah semua pembuat keputusan Anda berada di halaman yang sama dengan Anda?
Penambangan proses adalah metode ampuh yang membantu menjaga transparansi di antara semua orang dalam tim. Teknik ini menggunakan data dan membantu eksekutif memvisualisasikan proses dan sistem saat ini berdasarkan waktu, uang, reputasi, dan kualitas kehidupan kerja. Selain itu, ini menunjukkan nilai yang dapat dibawa oleh transformasi digital.
Pemahaman secara menyeluruh
Untuk melakukan investasi yang bijak dalam teknologi, Anda perlu fokus untuk memahami kebutuhan Anda serta situasi pasar saat ini. Penambangan proses membantu Anda melakukan itu. Anda akan mendapatkan ide yang komprehensif tentang banyak hal. Itu termasuk:
- Mengetahui apakah investasi Anda layak membawa perbaikan
- Menentukan di mana masalah yang paling penting ada
- Memahami variasi dalam proses di seluruh organisasi
Selain itu, penambangan proses memungkinkan Anda menyadari keuntungan tanpa kesalahan manusia.
Kepatuhan
Meskipun mengaudit seluruh aktivitas bisnis adalah proses yang memakan waktu, analisis yang lebih cepat dengan bantuan alat penambangan proses akan mempersingkat kesenjangan.
Selain itu, alat ini mendeteksi proses yang tidak sesuai untuk memastikan Anda mengetahui masalah tersebut sehingga Anda dapat memperbaikinya tepat waktu. Bisnis juga dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan analisis pelanggan dengan memanfaatkan teknik penambangan proses.
Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik
Dengan menemukan area peningkatan, mengoptimalkan berbagai proses, dan mengidentifikasi kemacetan, waktu proses keseluruhan berkurang. Ini memungkinkan pengiriman produk atau layanan yang lebih cepat bagi pelanggan dan meningkatkan pengalaman mereka. Akibatnya, kepercayaan pelanggan meningkat, yang membantu meningkatkan pendapatan Anda.
Gunakan Kasus Penambangan Proses
#1. Layanan Keuangan
Dengan membuat rencana yang solid untuk tumbuh dan mengoptimalkan layanan keuangan, Anda memerlukan keahlian materi pelajaran.
Dengan bantuan penambangan proses, manajer layanan keuangan, pemimpin, dan pembuat keputusan dapat dengan cepat melihat pelaksanaan proses secara real-time. Selain itu, mudah untuk mendapatkan wawasan objektif tentang proses yang sedang berlangsung dengan menelusuri berbagai unit atau kasus, melihat tren pada tingkat tinggi, dll.
Penambangan proses membantu Anda melihat variasi, ketidakpatuhan, dan kesalahan berdasarkan kontribusinya terhadap hasil bisnis Anda.
#2. Keunggulan Operasional
Manajer dan pemimpin operasional terus-menerus menghadapi tantangan baru dan mencari solusinya. Jadi, saat mencoba bermigrasi ke teknologi baru, pastikan untuk mengurangi kerumitan, memanfaatkan otomatisasi, dan menemukan area untuk menghemat uang.
Penambangan proses membantu Anda menemukan inefisiensi dalam proses bisnis Anda dan memaksimalkan kapasitas sistem dan karyawan. Selain itu, ini dapat melacak seluruh lingkungan bisnis Anda dan memberi tahu Anda waktu yang tepat untuk menindaklanjuti kesalahan, ketidakpatuhan, dan ketidakefisienan.
Selain itu, menjaga transparansi memungkinkan Anda membuat semua orang dalam tim mengetahui keputusan yang dibuat, yang membantu meningkatkan kolaborasi dan efisiensi operasional. Selain itu, Anda dapat menavigasi bisnis Anda melalui shift untuk memastikan sumber daya tidak terbuang percuma.
#3. Migrasi SAP
Bisnis modern kesulitan mencapai transformasi end-to-end dengan sukses tanpa mengintegrasikan sistem ERP. Selama migrasi, bisnis menghadapi kesulitan tertentu, termasuk:
- Wawasan proses yang buruk
- Tidak adanya harmonisasi di seluruh unit
- Kesenjangan kinerja
- Perubahan yang tidak efisien
- Tantangan komunikasi
- Variasi yang tidak diketahui dalam proses
Dengan penambangan proses, perusahaan dapat melihat proses mereka sedang menjalani migrasi SAP. Alat penambangan proses membantu pakar SAP dengan menawarkan transparansi proses apa adanya yang ada.
#4. Otomatisasi Cerdas
Untuk memaksimalkan nilai dari investasi otomasi, Anda dapat memanfaatkan penambangan proses. Dengan menggunakan alat penambangan proses yang tepat, Anda akan dapat mencapai potensi operasional Anda yang sebenarnya dan menyadari pengecualian untuk merampingkannya.
Penambangan proses membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Berapa ROI yang diharapkan untuk inisiatif otomasi?
- Apa pengecualian proses yang umum?
- Proses mana yang paling berharga untuk otomatisasi?
- Bagaimana investasi bervariasi di berbagai negara?
Seiring dengan penambangan proses, Anda juga dapat menggunakan teknik otomasi cerdas lainnya, seperti AI dan RPA, untuk menjawab pertanyaan ini.
#5. Manajemen pesanan
Manajemen pesanan mencakup seluruh proses, mulai dari menangani pesanan pelanggan hingga mengelola akun. Proses bisnis ini melibatkan banyak variasi. Dengan penambangan proses, Anda dapat memvisualisasikan proses manajemen pesanan yang lengkap. Memvisualisasikan akar penyebab, ini menunjukkan cara mengurangi penundaan, pengerjaan ulang, dan perubahan urutan.
Selain itu, penambangan proses memungkinkan Anda mengidentifikasi otomatisasi dan masalah blok pengiriman dengan bagan dan analisis siap pakai. Juga, sangat membantu dalam memantau kinerja proses end-to-end secara terus menerus.
Kesimpulan
Sebuah bisnis dapat memiliki banyak proses dan operasi yang berjalan, yang mungkin melibatkan banyak komplikasi, kesalahan, dan inefisiensi. Jadi, jika Anda ingin merampingkan proses tersebut dan mengelolanya secara efektif, Anda memerlukan teknik modern seperti penambangan proses.
Penambangan proses dapat membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis Anda. Ini membantu Anda menemukan kegagalan dan kesalahan dalam operasi Anda dan menemukan akar penyebabnya sehingga Anda dapat segera memperbaikinya. Saat ini, banyak organisasi telah menggunakan penambangan proses untuk meningkatkan upaya proses mereka, menghemat waktu, dan mendapatkan lebih banyak keuntungan.
Anda juga dapat menjelajahi beberapa teknik penambangan data dan cara menggunakannya.
